Ngày nghỉ. Ngày ốm. Ngày cá nhân. Ngày lễ. Đối với sự thất vọng tiềm tàng của sếp, đây là điều không thể tránh khỏi trong cân bằng cuộc sống công việc: Bạn sẽ dành một chút thời gian rời khỏi bàn làm việc của bạn và nó sẽ không chỉ là một giờ nghỉ trưa. Và đối với hàng triệu nhân viên văn phòng ngoài kia, một điều cực kỳ cần thiết cho những ngày bạn không bị xích vào bàn phím: Tin nhắn ngoài văn phòng.
Bây giờ, tạo ra thông điệp ngoài văn phòng hoàn hảo là một nghệ thuật cũng như nó là một khoa học. Nó phải chuyên nghiệp nhưng cá tính, súc tích nhưng nhiều thông tin, thẳng thừng nhưng lịch sự. "Điều quan trọng là làm rõ năm điều sau đây", Jane Scudder, một huấn luyện viên về cuộc sống, lãnh đạo và sự nghiệp được chứng nhận, và một giáo sư tại trường kinh doanh của Đại học Loyola Chicago nói. "Khi bạn ra ngoài; khi bạn quay lại; bạn có kiểm tra email hay không; nếu bạn có sẵn qua điện thoại hay không và ai sẽ liên lạc khi bạn vắng mặt." Sau đó, cô nói, "Phần còn lại chỉ là phong cách!"
Với ý nghĩ đó, đây là định dạng được đề xuất của cô ấy sẽ hoạt động cho mọi tình huống:
Cảm ơn email của bạn. Tôi là OOO từ thứ Tư, ngày 15 tháng 11 đến thứ Sáu, ngày 17 tháng 11 mà không truy cập vào email. Nếu điều này là khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ tại. Nếu không, tôi sẽ trả lời tất cả các tin nhắn khi tôi trở lại .
Như bạn có thể thấy, bạn không cần nói lý do tại sao bạn ra ngoài; đó không phải là việc của một người mà là của bạn và, tùy thuộc vào hoàn cảnh, sếp của bạn. Scudder cũng chắc chắn lưu ý rằng việc biểu thị tính khả dụng của điện thoại hoặc email của bạn là tùy chọn, nhưng cũng tốt để "cho biết bạn sẽ kiểm tra không liên tục." Bạn cũng có thể nhận thấy rằng đó là "tất cả tin nhắn" chứ không phải "tin nhắn của bạn". Mặc dù việc cá nhân hóa tin nhắn ngoài văn phòng của bạn có thể rất hấp dẫn, nhưng việc sử dụng "tất cả tin nhắn" sẽ mang lại cho người nhận một lời nhắc nhở tinh tế rằng, bạn đang phân tích qua rất nhiều email.
Cuối cùng, một lưu ý về ngày. Có một số bất đồng thông tục về phạm vi ngày trong tin nhắn của bạn có nghĩa là: Ngày thứ hai cho biết bạn trở lại vào ngày đó hay đó là ngày cuối cùng bạn sẽ ra ngoài? Về điều này, Scudder là công ty: Nó cho biết ngày cuối cùng bạn sẽ ra ngoài.
Một số quy tắc bổ sung cần ghi nhớ: Nếu thời gian nghỉ của bạn kéo dài một ngày cuối tuần, và bạn sẽ trở lại vào ngày thứ hai đầu tiên, không cần phải liệt kê chủ nhật trước đó trong tin nhắn ngoài văn phòng của bạn; hầu hết mọi người không làm việc vào cuối tuần, vì vậy thứ Sáu trước là tốt. Nhưng, nếu bạn quay lại vào một ngày sau đó trong tuần, hãy chắc chắn bao gồm cuối tuần trong không gian thời gian của bạn, như vậy: từ thứ Tư, ngày 15 tháng 11 đến thứ ba, ngày 21 tháng 11 .
Bây giờ bạn đã thành thạo việc soạn thảo một tin nhắn ngoài văn phòng, hãy đọc lý do tại sao bạn nên cân nhắc để lại nó trong tất cả thời gian từ một người rời bỏ anh ấy vĩnh viễn.
Để được tư vấn thêm về cuộc sống tốt nhất của bạn, hãy theo dõi chúng tôi trên Facebook ngay bây giờ!
Ari Notis Ari là một biên tập viên cao cấp, chuyên về tin tức và văn hóa.