Khi một năm mới bắt đầu, bạn có thể đặt ra một số nghị quyết đầy tham vọng cho bản thân hoặc ít nhất là một số thay đổi khiêm tốn mà bạn muốn thấy trong năm tới. Nhưng bất cứ kế hoạch nào của bạn đều giảm cân, thay đổi nghề nghiệp, hoặc có thể theo đuổi một sở thích mới, thực hiện nó có thể ít hơn về những gì bạn đang hướng tới, và nhiều hơn về cách bạn thực hiện nó. Cuối cùng, đây là 50 cách thông minh để hoàn thành công việc và hiệu quả hơn trong năm mới.
1 Dừng đa nhiệm.
Shutterstock
Khi bạn có rất nhiều thứ trong danh sách việc cần làm, bản năng của bạn có thể là xử lý tất cả cùng một lúc. Nhưng một chìa khóa để đảm bảo công việc của bạn được thực hiện hiệu quả là tránh sự cám dỗ để làm mọi thứ (hoặc nhiều hơn một việc) cùng một lúc.
"Chúng tôi đang làm tổn thương mức năng suất của mình bằng cách tăng gấp đôi để hoàn thành công việc nhiều hơn", chuyên gia tăng trưởng và năng suất Jandra Sutton, người dẫn chương trình The Wildest Podcast nói. "Thay vào đó, hãy tập trung vào một việc tại một thời điểm và chỉ điều đó. Mọi phiền nhiễu, mỗi khi chúng ta cố gắng chọn một thứ khác, cuối cùng chúng ta lại làm một thứ gọi là chuyển đổi bối cảnh chỉ làm chúng ta chậm lại. Sau đó, chúng ta phải mất thời gian để có được quay trở lại 'thực hiện công việc và chúng tôi phải lặp lại quy trình đó mỗi khi chúng tôi kiểm tra điện thoại, email, v.v. Thời gian bị mất đó tăng lên nhanh chóng."
2 Đại biểu thêm.
iStock
Hãy nghĩ về những người mà bạn cho là người có thành tích thực sự cao cho dù họ là CEO, ngôi sao nhạc rock hay vận động viên Olympic. Bạn có nghĩ rằng họ tự làm mọi thứ? Dĩ nhiên là không. Để đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới, bạn phải có được những nhiệm vụ ủy thác thoải mái.
"Hãy quên đi văn hóa hối hả. Bạn không cần phải bận rộn vì lợi ích của nó", Rhys Williams, giám đốc điều hành của Sigma Recruitment nói. "Tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất đối với bạn và tìm cách khiến người khác làm phần còn lại cho bạn. Điều này cũng giúp ích cho sức khỏe tinh thần của bạn."
3 Nếu mất hai phút hoặc ít hơn, hãy làm điều đó.
Shutterstock
David Allen, tác giả của cuốn Things Things Done , có một thứ mà anh gọi là "quy tắc hai phút" có thể ảnh hưởng lớn đến nỗ lực của bất kỳ ai trong việc xử lý khối lượng công việc của họ. Quy tắc rất đơn giản: Nếu mất ít hơn hai phút, hãy thực hiện ngay bây giờ. Khi bạn nhớ rằng bạn cần gửi email hoặc gọi điện để đặt chỗ trước, đừng thêm nó vào danh sách việc cần làm của bạn hoặc tự nói với bạn rằng bạn sẽ làm điều đó sau đó, hãy bỏ qua ngay bây giờ và tiếp tục với ngày với một điều ít hơn để đối phó.
4 Bài tập.
Shutterstock
Khi nói đến độ phân giải của năm mới, hầu hết các danh sách đều bao gồm quyền này gần đỉnh hàng đầu nhưng nó có liên quan gì đến năng suất? Khá một chút, thực sự.
Như Robert C. Pozen giải thích cho Viện Brookings, một thói quen tập thể dục có thể cung cấp cho bạn nhiều năng lượng hơn trong suốt cả ngày nhờ sự kích thích của ty thể trong các tế bào của bạn.
"Điều đó cung cấp cho bạn nhiều năng lượng hơn để thể hiện bản thân, nhưng nó cũng có nghĩa là nhiều năng lượng hơn cho bộ não của bạn, thúc đẩy sản lượng tinh thần của bạn, " ông viết. "Một thói quen tập thể dục khiêm tốn có thể giúp bạn trở nên sắc bén hơn khi về già, giúp bạn có thêm năng lượng để tiếp tục công việc và cải thiện tâm trạng. Vì vậy, hãy ngừng việc xin lỗi, tìm một nhóm những người cùng chí hướng và bắt đầu tập thể dục ngay hôm nay."
5 Thiền.
Shutterstock
Khi bạn nghỉ giải lao cả ngày, sẽ có lợi cho năng suất tổng thể để biến ít nhất một trong số những giờ nghỉ đó thành một buổi thiền ngắn. Đây là thời gian để cố gắng thư giãn hoàn toàn và giải tỏa tâm trí của bạn khỏi mọi phiền nhiễu.
"Tìm những khoảnh khắc nhỏ trong suốt cả ngày để thiền, " Deborah Sweeney, CEO của MyCorpination nói. "Thời gian này sẽ giúp trung tâm và khiến bạn có mặt trong lúc này và bày tỏ lòng biết ơn đối với những điều nhỏ nhặt có thể bị lãng quên trong suốt quá trình trong ngày."
Một nghiên cứu năm 2018 được công bố trên Khoa học Tâm lý chỉ ra cách thiền có thể giúp một người tập trung hơn trong suốt cả ngày của họ. Nếu bạn chưa quen với thiền, Tâm lý học hôm nay cung cấp những lời khuyên hữu ích cho người mới bắt đầu để giúp bạn bắt đầu.
6 Ngủ đủ giấc và dậy sớm.
iStock
Lời hô hào kinh điển của Ben Franklin, "Ngủ sớm và dậy sớm, khiến một người đàn ông khỏe mạnh, giàu có và khôn ngoan" đã được khoa học chứng minh là lời khuyên hiền triết. Ví dụ, một nghiên cứu năm 2014 được công bố trên tạp chí Nghiên cứu và trị liệu nhận thức cho thấy những người đi ngủ muộn hơn có nhiều khả năng phải chịu những suy nghĩ tiêu cực và lặp đi lặp lại.
Christopher Randler, giáo sư sinh học tại Đại học Giáo dục ở Heidelberg, Đức, viết: "Khi thành công trong kinh doanh, người sáng có những thẻ quan trọng. Nghiên cứu trước đây của tôi cho thấy rằng họ có xu hướng đạt điểm cao hơn ở trường, điều đó giúp họ đạt điểm cao hơn. vào các trường đại học tốt hơn, từ đó dẫn đến cơ hội việc làm tốt hơn. Buổi sáng mọi người cũng lường trước được các vấn đề và cố gắng giảm thiểu chúng. " Các nhà nghiên cứu đã phát hiện ra rằng những người thức dậy sớm có xu hướng kiên trì, hợp tác, dễ chịu và có lương tâm hơn.
7 Thêm một cái gì đó màu xanh lá cây vào trang trí không gian làm việc của bạn.
Shutterstock
Darko Jacimovic, đồng sáng lập WhatToBecome, cho biết: "Nghiên cứu cho thấy, việc nhìn vào thứ gì đó màu xanh lá cây ngoài cửa sổ, cây văn phòng hay thậm chí là màn hình xanh lá cây có thể khiến chúng ta cảm thấy tốt hơn một chút và tăng năng suất của chúng" "Hơn nữa, lý thuyết phục hồi sự chú ý cho thấy rằng thiên nhiên có lợi ích trị liệu đối với con người và cho phép chúng ta nạp lại và làm mới, lấy lại sự tập trung và tăng năng suất tổng thể."
Vì vậy, chọn một vài cây và thêm một số hệ thực vật vào không gian làm việc của bạn.
8 Tìm một đối tác trách nhiệm.
Shutterstock
Bạn có nhiều khả năng hoàn thành nhiều nhiệm vụ, cho dù đó là thói quen tập thể dục hay bài tập viết, bằng cách nói với người khác bạn sẽ cố gắng thực hiện nó.
"Bạn có nhiều khả năng đạt được mục tiêu của mình nếu bạn có một đối tác hoặc đối tác trách nhiệm", Nina Dafe, một cố vấn mạng cho các doanh nhân nữ nói . "Điều này là do nhiều lợi ích mà trách nhiệm giải trình mang lại. Như vậy, các nhóm chịu trách nhiệm và chủ mưu là những cách tuyệt vời để duy trì sự tập trung và thúc đẩy, đặc biệt là nếu bạn cảm thấy khó khăn khi tiếp tục độc lập."
9 Và thiết lập một hệ thống để làm cho nhau có trách nhiệm.
iStock
Thậm chí còn có tác động lớn hơn đối tác trách nhiệm là một người bạn phải trả tiền khi bạn hết hạn hoặc không làm theo những gì bạn nói bạn sẽ làm.
"Những việc khẩn cấp thường được thực hiện", Jeremy Redleaf, đồng sáng lập công ty năng suất CAVEDAY giải thích. "Đó là những mục tiêu quan trọng không có thời hạn mà chúng tôi thực sự phải theo dõi. Gửi cho bạn bè một danh sách các nhiệm vụ quan trọng mỗi tháng và trả cho họ 1 đô la cho mỗi mục tiêu bạn chưa hoàn thành. Chúng tôi đã thấy điều này dẫn đến một số điều đáng chú ý kết quả trong cộng đồng của chúng tôi."
10 Xác định giá trị của bạn.
Shutterstock
Đây có thể là một cách nghĩ lớn về năng suất, nhưng đặc biệt là khi chúng ta bắt đầu một năm mới và bạn xem xét những thay đổi bạn muốn thực hiện trong cuộc sống của bạn, thật tốt khi nghĩ về những gì thực sự quan trọng với bạn trước khi bạn bắt đầu lo lắng về việc giải quyết những vấn đề hàng ngày
"Các giá trị là khát vọng và không thể đơn thuần được kiểm tra như một mục tiêu", nhà tâm lý học lâm sàng Stephanie J. Wong, tiến sĩ giải thích. "Tuy nhiên, chúng có thể giúp chúng tôi có cuộc sống chân thực và hiệu quả hơn. Hãy tự hỏi mình, 'Tham gia vào sự kiện X hay thực hiện hành vi X, phù hợp với các giá trị hoặc không nhất quán?' Điều này giúp loại bỏ các hành vi có vấn đề hoặc không hiệu quả."
Nó sẽ từ các giá trị bức tranh lớn mà các ưu tiên hàng ngày và các dự án của bạn sẽ chảy.
11 Nhắc nhở bản thân về những mục tiêu lớn hơn của bạn.
iStock
Đặt ra các giá trị và ưu tiên của bạn không phải là nỗ lực một năm một lần. Một khi bạn rõ ràng về những gì quan trọng nhất với bạn, hãy nhắc nhở bản thân về điều đó một cách thường xuyên. Vấn đề là không đánh mất lý do tại sao bạn đang làm việc trên những gì bạn đang làm việc trên hay hoặc quyết định bạn nên chuyển sang một thứ khác.
"Nhắc nhở bản thân về các mục tiêu và mục đích lớn hơn của bạn để tạo bộ lọc quyết định cho các dự án của bạn", huấn luyện viên lãnh đạo Megan Accardo nói. "Tất cả chúng ta đều có cùng số giờ trong ngày, nhưng chúng ta cần phải rõ ràng về những gì chúng ta đang nói có, bởi vì điều đó có nghĩa là nói không với điều gì khác."
12 Sử dụng một danh sách nhiệm vụ kỹ thuật số để giữ cho tâm trí của bạn rõ ràng.
Shutterstock
Giữ to-dos trong đầu của bạn thường có nghĩa là bạn quên chúng hoặc bạn tiếp tục lật chúng trong đầu mà không thực sự làm gì với chúng. Điều đó ngăn não bạn tập trung vào những thứ đáng giá hơn. Đôi khi, một danh sách bằng văn bản đơn giản có thể thực hiện được mánh khóe, nhưng Frank Buck, tác giả của Get Organized!: Quản lý thời gian dành cho các nhà lãnh đạo trường học , cho thấy việc tinh vi hơn một chút.
"Tôi sử dụng một công cụ dựa trên web miễn phí có tên là Nhớ sữa, cùng với ứng dụng di động đồng hành", anh nói. "Mỗi khi một nhiệm vụ đến theo cách của bạn, hãy đưa nó vào danh sách với ngày đáo hạn khi bạn muốn xem lại nhiệm vụ đó."
13 Đặt các nhiệm vụ lặp lại trên chế độ lái tự động.
Shutterstock
"Tất cả chúng ta đều có những nhiệm vụ cần phải hoàn thành vào cùng một thời điểm mỗi năm hoặc mỗi tháng, " Buck nói. "Đặt chúng vào danh sách nhiệm vụ kỹ thuật số của bạn với một ngày và tần suất chúng nên lặp lại. Chúng sẽ tự động hiển thị vào đúng thời điểm."
Đó có thể là thay pin trong thiết bị báo khói hoặc gọi để kiểm tra một khách hàng quan trọng mà bạn không có công việc khẩn cấp nhưng muốn giữ liên lạc.
14 Chụp to-dos của bạn khi họ đi vào.
Shutterstock
Một ngày của bạn chắc chắn sẽ mang đến sự tấn công của những điều mới mà bạn cần phải hoàn thành. Chỉ cần bạn hoàn thành một dự án hoặc di chuyển một cái gì đó về phía trước, bốn điều nữa sẽ xuất hiện cần được giải quyết. Buck có một số lời khuyên cho điều đó.
"Sử dụng một tạp chí giấy và danh sách nhiệm vụ kỹ thuật số của bạn để xử lý lũ thông tin đến", ông nói. "Bẫy các chi tiết của các cuộc gọi điện thoại và các cuộc họp trong tạp chí. Sau đó trong ngày, hãy xem tất cả mọi thứ bạn đã viết và đưa ra quyết định về 'to-dos'. Đặt kết quả của suy nghĩ vào danh sách nhiệm vụ kỹ thuật số của bạn."
15 Biến các dự án thành "hành động tiếp theo."
Shutterstock
Bạn chắc chắn đã nghe lời khuyên rằng bạn có thể làm việc hiệu quả hơn trong một dự án lớn bằng cách chia nó thành "các phần nhỏ hơn". Điều này đúng, đến một điểm, Buck nói, nhưng có thể hữu ích hơn khi nghĩ rằng mỗi dự án là một loạt "hành động tiếp theo", thay vào đó. Đó là, hãy tự hỏi, hành động tiếp theo cần phải được thực hiện để tiến lên phía trước là gì? Nếu bạn đã có một luận án để viết, bước tiếp theo có thể là kiểm tra một cuốn sách về chủ đề tại thư viện hoặc chỉ nghiên cứu những cuốn sách cần kiểm tra. Thay vì nghĩ về dự án khổng lồ, vô định hình cần phải hoàn thành, hãy làm rõ những gì bạn thực sự có thể làm ngay bây giờ và thực hiện hành động đó.
"Làm việc những bước tiếp theo nhỏ trong danh sách nhiệm vụ của bạn mỗi ngày, " Buck nói. "Bí quyết là từ chúng rõ ràng để chúng dễ thực hiện."
16 Nhận cụ thể hơn về danh sách việc cần làm của bạn.
Shutterstock
Tay trong tay với việc biến "công cụ" thành "hành động" đang trở nên rõ ràng về bất cứ điều gì bạn thực sự muốn làm. Thay vì dành năng lượng tinh thần cho suy nghĩ "Tôi thực sự cần phải tân trang trang web đó", bạn nên suy nghĩ sâu hơn một chút, để trả lời câu hỏi, "Chính xác thì tôi muốn làm gì với trang web?"
"Khi viết ra các mục tiêu hoặc nhiệm vụ, luôn cố gắng mô tả hết mức có thể", Raven Beria, người sáng lập công ty tư vấn thương hiệu Brandal Wax nói. "Với những mục tiêu rõ ràng và ngắn gọn, bạn sẽ cảm thấy ít kháng cự hơn khi bắt đầu giáo dục và đó thường là trở ngại lớn nhất ở nơi đầu tiên."
Beria cho biết thêm, khi bạn hoàn thành, bạn sẽ cảm thấy thỏa mãn hơn, vì khi các nhiệm vụ được giữ mơ hồ, cuối cùng bạn có thể thực hiện một khối lượng công việc khổng lồ và không bao giờ thực sự cảm thấy mình đã đạt được bất kỳ "tiến bộ" nào.
17 Hãy tổ chức đêm trước một ngày trọng đại.
Shutterstock
"Nhiều người thường tranh giành vào buổi sáng để tìm chìa khóa, ví, điện thoại, v.v." Vương nói. Thay vì bắt đầu ngày mới với sự hối hả này, cô ấy đề nghị bạn thay vào đó "chuẩn bị mọi thứ bạn cần cho ngày hôm sau, đêm trước ngày quy định. Điều này sẽ giảm nguy cơ bị trễ cho một cuộc họp quan trọng hoặc đưa con bạn đến trường."
Nó cũng sẽ chuẩn bị tinh thần cho bạn những gì bạn sẽ làm vào ngày hôm sau. Bạn sẽ thức dậy với tâm trí đã sẵn sàng để giải quyết bất cứ điều gì bạn có trong chương trình nghị sự, và sẽ cảm thấy một vài bước phía trước với tất cả mọi thứ của bạn được đóng gói và sẵn sàng.
18 Sử dụng một tập tin tickler để làm sạch bàn của bạn.
Shutterstock
Và nói về việc tổ chức, hãy nói về những gì bạn sẽ làm về tất cả những thứ linh tinh trên bàn làm việc của bạn. Cái xô gợi ý một công cụ để giải quyết sự lộn xộn của những thứ bạn sẽ cần tham khảo xuống dòng: Tệp Tickler.
"Phần lớn sự bừa bộn trên bàn đến từ những giấy tờ bạn cần một thời gian trong tương lai, " anh giải thích. "Với một tập hợp các tệp treo có nhãn 1-31 (cho mỗi ngày trong tháng) và thêm 12 thư mục phía sau chúng (một cho mỗi tháng trong năm), bạn có một nơi để đặt giấy tờ cần thiết trong tương lai. Khi bạn mở thư mục hôm nay, có mọi thứ bạn quyết định muốn làm hôm nay."
19 Lịch trình thời gian cho công việc sâu sắc.
Shutterstock
Mặc dù nhiều nhiệm vụ của chúng tôi là các mục nhanh chóng, chúng tôi có thể xử lý trong vài phút, nhưng cũng có những việc đòi hỏi sự tập trung nghiêm túc. Điều quan trọng đối với năng suất của một người là dành thời gian trong tuần cho loại "công việc sâu sắc" này.
"Điều đó có nghĩa là không truy cập phương tiện truyền thông xã hội, không e-mail, không điện thoại", Priya Jindal, người sáng lập Nextpat nói. "Chỉ ra những gì bạn muốn làm trong các phiên này (khoảng hai giờ hai lần một tuần) và sau đó hiển thị những sản phẩm đó."
20 Chỉ định một ngày họp miễn phí một tuần.
Shutterstock
Nói về việc loại bỏ phiền nhiễu, một trong những kẻ giết người năng suất lớn nhất trong một ngày là quá nhiều cuộc họp. Mặc dù chúng thường có thể là cơ hội tốt để đối mặt với thời gian với đồng nghiệp, nhưng điều quan trọng là hạn chế thời gian bạn dành cho các cuộc họp mỗi ngày để tránh mất thời gian làm việc hiệu quả.
"Chủ động chọn một ngày mỗi tuần để không có cuộc họp", Amber Christian, người sáng lập phần mềm năng suất Wonderly Software Solutions, gợi ý. "Có thể đó là Thứ Hai không có Cuộc họp hoặc Thứ Sáu Không Thất vọng. Hãy chọn một ngày có thể dành riêng cho công việc. Hãy dành cho ngày hội họp của bạn chủ đề riêng của nó, để nó thiết lập một vị trí trong tâm trí của bạn và trở thành ưu tiên. Bằng cách thiết lập thói quen này, nó sẽ cho phép bạn có thêm thời gian cho công việc sâu sắc để cống hiến cho việc thực hiện các dự án quan trọng và ưu tiên của bạn."
21 Xây dựng thói quen trong ngày của bạn.
Shutterstock
"Vào đầu ngày, hãy lên kế hoạch cho một ưu tiên chính mà bạn cần phải hoàn thành trong ngày", Christian gợi ý. "Bây giờ, hãy lên lịch cho lịch của bạn. Mỗi ngày làm việc. Điều này sẽ giúp bạn có thói quen đảm bảo ưu tiên hàng đầu của bạn được thực hiện mỗi ngày."
Ít nhất, hãy tập thói quen ổn định để bắt đầu một ngày dự đoán và năng lượng của bạn có lẽ với một buổi tập ngắn vào buổi sáng, một lời khẳng định hoặc đọc một chương của cuốn sách bạn đang thưởng thức. Sự lặp lại sẽ giúp bạn trong ngày tới.
22 Kết thúc một ngày của bạn bằng cách làm trống não của bạn.
iStock
Lập danh sách việc cần làm buổi sáng có giá trị của nó, nhưng có thể sẽ hiệu quả hơn khi lấy loại hàng tồn kho này vào cuối ngày của bạn.
"Ngay cả vào những ngày tốt, nhiều to-dos hoặc theo dõi sẽ đi vào tâm trí của bạn, " Christian nói. "Là một phần trong quá trình chuyển đổi sang buổi tối của bạn, bộ não sẽ loại bỏ bất kỳ vòng lặp mở nào trong danh sách việc cần làm của bạn."
Bạn sẽ thấy rằng bằng cách đặt nó xuống giấy, bạn cảm thấy có cảm giác kiểm soát tốt hơn đối với nhiều mặt hàng chưa hoàn thành mà bạn còn lại và sẽ được chuẩn bị tốt hơn để giải quyết chúng vào ngày hôm sau.
"Nó giống như đóng cửa vào ngày làm việc của bạn, " như Christian nói.
23 Yêu cầu giúp đỡ.
iStock
Cho dù bạn có năng suất đến đâu, không ai có thể làm mọi thứ một mình, họ cũng không nên làm. Những người thực sự năng suất biết sức mạnh của việc yêu cầu giúp đỡ khi nó sẽ có giá trị.
"Danh sách việc cần làm có thể được hoàn thành một cách hiệu quả nếu bạn xác định được ai có thể giúp bạn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể", ông Wong nói. "Bạn có cần bỏ sách xuống ở thư viện không? Có lẽ các công việc quan trọng khác của bạn gần thư viện hơn bạn? Có phải đồng nghiệp hiệu quả hơn bạn trong việc tổ chức kiểm kê và có nhiều thời gian hơn để dành cho nhiệm vụ không?"
Bạn được bao quanh bởi các tài nguyên có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn, đừng ngại khai thác chúng.
24 Học cách nói "không."
Shutterstock
Mặc dù có thể cảm thấy dễ dàng hơn trong lúc đồng ý với bất cứ điều gì bạn đang được hỏi, về lâu dài, vì mối quan hệ đó và năng suất của chính bạn, tốt hơn hết là bạn nên thoải mái nói "không" khi bạn biết đó không phải là điều gì đó với bạn có thể đu.
"Điều này nghe có vẻ điên rồ và tự quan tâm, nhưng trong thế giới bận rộn này, không ai có thể đặt năng suất của mình lên cổ phần để làm hài lòng ai đó", Jessica Chase, giám đốc bán hàng và tiếp thị của Premier Title Loans cho biết.
25 Tập trung vào một điều quan trọng.
iStock
Danh sách những việc cần hoàn thành của bạn luôn dài hơn thực tế bạn sẽ có thể giải quyết trong một ngày, hoặc trong một năm, nếu bạn trung thực với chính mình. Và trong khi những người khác nhau có sở thích của họ về bao nhiêu điều bạn thực sự nên cố gắng giải quyết trong một ngày nhất định, Accardo đề nghị giữ nó chỉ là một.
"Tập trung vào một dự án quan trọng trong ngày và các dự án thứ cấp chỉ khi cần thiết", cô nói. "Đa nhiệm làm giảm đáng kể năng suất."
26 Quản lý năng lượng cũng như thời gian của bạn.
Mạnh mẽ
Những người có năng suất có ý thức tinh chỉnh khi họ ở độ sắc nét nhất, và rất có thể sẽ có được hiệu suất tốt nhất từ chính họ. Đối với nhiều người, đó là vào buổi sáng, trong khi những người khác thích giải quyết các dự án lớn vào cuối ngày. Dù sở thích của bạn là gì, hãy lập kế hoạch cho các dự án của bạn phù hợp để bạn có được suy nghĩ ở cấp độ cao hơn vào những lúc tâm trí bạn nhạy bén nhất và lưu lại việc gửi hoặc gửi email không suy nghĩ khi bộ não của bạn tự động.
27 Lịch nghỉ.
Shutterstock
Làm việc hiệu quả không có nghĩa là cung cấp năng lượng qua hàng giờ và hàng giờ làm việc không ngừng nghỉ. Không ai làm việc tốt theo cách đó, và nghiên cứu năm 2014 từ Đại học Stanford và các nơi khác đã chỉ ra rằng việc lập kế hoạch phá vỡ như một phần của thói quen hàng ngày của bạn có thể khiến bạn làm việc sáng tạo và hiệu quả hơn.
"Lịch trình phá vỡ tích cực để có được unstuck, " gợi ý Accardo. "Vì chúng tôi biết rằng tâm trí của chúng tôi hoạt động giống như một cơ bắp, chúng tôi cần lên kế hoạch nghỉ ngơi thường xuyên, lý tưởng cứ sau 60 đến 90 phút. Nhiều người làm việc hiệu quả thấy bế tắc, nghỉ ngơi và quay lại với một ý tưởng mới tuyệt vời! Đó cũng là một thời điểm tốt để rèn luyện lòng biết ơn và tăng sự tích cực của bạn."
28 Xây dựng phần còn lại và phần thưởng vào lịch trình của bạn.
Shutterstock
Tương tự như giờ giải lao trong ngày, bạn cũng nên vui vẻ và thư giãn một cách nghiêm túc khi bạn thực hiện công việc của bạn và điều đó có nghĩa là vẽ một ranh giới giữa thời gian "cá nhân" và giờ làm việc chuyên nghiệp của bạn.
"Đánh dấu các cuộc hẹn tự chăm sóc và xã hội của bạn trước để bạn có thể cho phép bản thân tìm thấy sự thích thú", Accardo nói.
Và khi bạn đang nghỉ giải lao, hãy chắc chắn tận hưởng chúng, trải nghiệm chúng ngay lúc này thay vì để tâm trí bạn lang thang đến công việc chờ bạn khi bạn quay trở lại. Tận hưởng bản thân theo cách này sẽ cho phép bạn làm việc tốt hơn khi bạn trở lại văn phòng.
29 Thực hành Kỹ thuật Pomodoro.
Shutterstock
Nếu bạn đang tìm kiếm một cách chính thức hơn để tiếp cận thời gian nghỉ ngơi của mình, hãy xem xét Kỹ thuật Pomodoro. Được đặt tên cho bộ đếm thời gian nhà bếp hình quả cà chua giúp các học viên có thời gian trong ngày, phương pháp này về cơ bản chia nhỏ thời gian của bạn thành các chu kỳ 30 phút.
"Chúng tôi làm việc liên tục trong 25 phút với sự chú ý tối đa và nghỉ 5 phút ở giữa, " Jacimovic giải thích. "Tôi nghĩ rằng phương pháp này rất hiệu quả vì nó cho chúng ta thời gian nghỉ ngơi thường xuyên, khởi động lại và đổ đầy pin."
30 Nhìn vào bức tranh lớn.
Shutterstock
Mặc dù mọi dự án đều yêu cầu quan tâm đến nhiều hành động tiếp theo để đưa nó đến nơi hoàn thành, nhưng điều quan trọng đối với năng suất của một người là có một bức tranh rõ ràng về tất cả những gì công việc này làm.
"Tập trung vào kết quả mà bạn muốn", Rusty Gaillard, một huấn luyện viên cuộc sống với Dreambuilders tại Thung lũng Silicon. "Nếu bạn muốn quảng cáo, hãy hiểu rõ những gì thực sự cần để có được khuyến mãi. Hầu hết những điều trong danh sách việc cần làm của chúng tôi không mang lại cho chúng tôi kết quả mà chúng tôi muốn."
Hình dung sản phẩm cuối cùng sẽ giúp bạn đưa ra quyết định tốt hơn về cách đến đó, đồng thời truyền cảm hứng cho bạn tiếp tục làm việc hướng tới mục tiêu của mình.
31 Loại bỏ sự lộn xộn kỹ thuật số.
Shutterstock
Nhìn vào trình duyệt của bạn: Nó có một tá tab đang mở mặc dù bạn chỉ sử dụng một tab? Làm thế nào về máy tính để bàn của bạn: Có sáu tài liệu mở khi bạn không tích cực làm việc với bất kỳ trong số chúng? Đã đến lúc đóng một vài.
Foram Sheth và Nicole Wood của Ama La Vida, một công ty huấn luyện sự nghiệp có trụ sở tại Chicago cho biết: "Hệ điều hành và cập nhật phần mềm giúp chúng tôi dễ dàng nhồi nhét ngày càng nhiều nội dung lên màn hình của chúng tôi". "Loại bỏ sự lộn xộn cũng là một điều tốt vô song. Tất cả các trang và tài liệu đó sẽ vẫn ở đó khi bạn thực sự sẵn sàng tham dự chúng. Hãy cho mình thời gian và không gian để đến nơi bạn cần thực hiện các nhiệm vụ riêng lẻ thay vì nghĩ rằng bạn có thể hoàn thành mọi thứ ngay lập tức."
32 Chỉ kiểm tra email vào những thời điểm được chỉ định trong ngày.
Shutterstock
Đối với nhiều người, email là thứ luôn luôn mở, vì vậy bạn có thể trả lời ngay khi tin nhắn đến. Nhưng bao lâu thì điều đó thực sự cần thiết?
"Ngoài những phiền nhiễu rõ ràng từ các thiết bị di động của chúng tôi, chúng tôi cũng bị bắn phá với các thông báo email trên máy tính xách tay và máy tính làm việc của chúng tôi", Sheth và Wood nói. "Với những gì chúng ta đã biết về các vấn đề gây mất tập trung và tập trung của chúng tôi, việc tạo thời gian thiết lập trong suốt cả ngày để kiểm tra email sẽ giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ trong tay thay vì nhảy vọt từ suy nghĩ sang suy nghĩ."
Họ đề nghị phát triển một lịch trình (và điều chỉnh nó khi cần thiết) khi bạn sẽ kiểm tra email của mình và đảm bảo thông báo được tắt khi bạn đang làm việc với những thứ khác.
33 Tối ưu hóa hộp thư đến của bạn.
Shutterstock
Nó không phải là kích thước của hộp thư đến của bạn, đó là cách bạn sử dụng nó.
Jindal nói: "Tắt những thứ mà nó làm bạn mất tập trung, như bật thông báo và chuông. Bất cứ điều gì bạn có thể trả lời trong hai phút hoặc ít hơn, hãy làm như vậy. Nếu không, hãy đẩy sang lịch, ủy nhiệm hoặc xóa", Jindal nói. "Bất cứ điều gì khác nên được nộp như là một phần của danh sách nhiệm vụ."
Cô nói thêm rằng bạn cũng nên biết rằng không cần thiết phải đáp ứng mọi thứ, và chắc chắn không phải ngay lập tức.
"Việc có thể nhanh chóng xử lý một hộp thư đến và sau đó tập trung vào các nhiệm vụ thay vì phản hồi giúp bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều so với việc gửi lại phản hồi không có chất", cô nói. "Bạn cũng tiết kiệm hàng giờ bằng cách đảm bảo rằng bạn xử lý một cách hiệu quả."
34 Tắt phương tiện truyền thông xã hội.
Shutterstock
Email đủ tệ như một sự xao lãng, nhưng các nền tảng truyền thông xã hội thậm chí còn là kẻ giết người lớn hơn về thời gian và năng suất.
"Trừ khi bạn làm việc trong các phương tiện truyền thông xã hội, hãy thử và hạn chế sử dụng phương tiện truyền thông xã hội của bạn", James Dyble, giám đốc điều hành của Global Sound Group nói. "Từ nghiên cứu của tôi, tôi đã phát hiện ra rằng việc duyệt phương tiện truyền thông xã hội thường xuyên là một công cụ rất lớn về năng suất. Lý do là vì có quá nhiều điều xảy ra trên phương tiện truyền thông xã hội. Do đó, tâm trí của bạn ở khắp mọi nơi."
35 Chế độ máy bay ôm.
Shutterstock
Khi bạn đang xem phim, chơi hoặc chuẩn bị cất cánh và phiền nhiễu điện thoại thông minh bị cấm rõ ràng, bạn chuyển điện thoại sang chế độ máy bay. Vậy tại sao không mở rộng cách tiếp cận này đến các khía cạnh khác trong ngày làm việc của bạn?
"Không chỉ các tin nhắn và cảnh báo lấy nét sẽ dừng lại, mà bạn sẽ ít có xu hướng kiểm tra điện thoại của mình một cách vô thức với kiến thức rằng sẽ không có gì mới trong cài đặt đó", Sheth và Wood nói. "Đặt điện thoại của bạn ở chế độ máy bay và khuất tầm nhìn hoàn toàn sẽ cho phép bạn có mặt nhiều hơn trong công việc và với bất kỳ điều gì khác mà bạn cần phải hoàn thành."
36 Sử dụng ứng dụng để cải thiện quản lý thời gian.
Shutterstock
Đối với những người cảm thấy muốn chuyển sang chế độ máy bay quá nhiều, Sheth và Wood khuyên bạn nên tải xuống các ứng dụng sử dụng, cho phép bạn đặt giới hạn và hạn chế cho bất kỳ ứng dụng nào trên điện thoại, bao gồm tin nhắn và các chức năng gây mất tập trung khác.
"Các ứng dụng như thế này cũng cung cấp cho bạn dữ liệu quan trọng (và đôi khi gây sốc) cho đến khi bạn mở khóa điện thoại bao nhiêu lần và tổng thời gian dành cho nó", họ nói.
37 Theo dõi thói quen của bạn.
Shutterstock
Kiểm tra email và phương tiện truyền thông xã hội chỉ là một vài thói quen xấu bạn cần kiểm tra khi cố gắng có một ngày làm việc hiệu quả. Nhưng những gì về những thói quen tốt mà bạn đang cố gắng để thực hiện một phần của thói quen hàng ngày của bạn?
"Sử dụng một hệ thống theo dõi thói quen và kiểm tra một hộp cho mỗi ngày bạn thực hiện thói quen này", Beria gợi ý. "Có rất nhiều khoa học đằng sau việc theo dõi thói quen. Đối với một người, thật tuyệt khi biết bạn đang giữ dấu tích. Hai, đó là một hệ thống tự chịu trách nhiệm, đặc biệt là khi bạn đặt máy theo dõi thói quen của mình ở mọi nơi mọi lúc."
Beria cho biết thêm rằng quá trình tự kỷ luật này cuối cùng sẽ cung cấp cho bạn những kết quả xứng đáng nhất, thấm nhuần một động lực bên trong bạn để tiếp tục hành vi tích cực.
38 Tạo bộ phận hẹn giờ trong bộ công cụ của bạn.
Shutterstock
Đó không chỉ là việc theo dõi các thói quen của bạn, mà còn về việc theo dõi các thói quen được nói trong bao lâu. Cho dù bạn đang sử dụng kỹ thuật Pomodoro hay thích một số phương pháp khác, đồng hồ bấm giờ có thể là một trợ giúp chính để trở nên hiệu quả hơn.
39 Cẩn thận với quyết định mệt mỏi.
Shutterstock
Giống như bạn nên cẩn thận về việc đặt quá nhiều ngày của mình, bạn cũng không muốn đóng gói quá nhiều quyết định hoặc dự án sẽ khiến năng lượng tinh thần của bạn cạn kiệt và khiến bạn không thể đối phó với những lựa chọn quan trọng sau đó trong ngày.
"Quyết định mệt mỏi là một điều có thật, " Accardo nói. "Bộ não hoạt động như một cơ bắp và mệt mỏi khi ngày tiếp tục. Vì lý do này, chúng tôi cần phải giải quyết dự án quan trọng nhất của chúng tôi trước tiên. Viết tên của dự án bạn sẽ dành vài giờ đầu tiên trong ngày để làm việc và sau đó đến ngay lập tức."
40 Biết khi nào nên bước đi.
Shutterstock / Châu Phi Studio
Jindal giải thích: "Vì vậy, chúng tôi thường bị bắt gặp khi cố gắng hoàn thành một cái gì đó mà chúng tôi không thể nhìn thấy khu rừng nữa, điều này có thể dẫn đến lỗi hoặc sự nhàm chán". "Đi bộ về thể chất và làm một cái gì đó hơi khác, bất kể có thể là gì, có thể giúp bộ não của chúng ta nắm bắt những chủ đề mới, mở mắt ra một quan điểm hơi khác, và cho tâm trí chúng ta nghỉ ngơi để nó có thể quay trở lại khi bạn trở về."
Đây có thể là một phần của thời gian nghỉ chính thức mà bạn mất cứ sau 45 phút hoặc thay đổi cài đặt không chính thức hơn khi bạn thấy mình gặp phải một bản vá chậm trong công việc.
41 Hãy thử thay đổi cảnh quan.
iStock
Sự dịch chuyển này của bánh răng đôi khi có thể hoạt động tốt nhất khi bạn di chuyển vật lý từ nơi này sang nơi khác.
"Bạn có bao giờ thấy mình ngồi xuống bàn làm việc với ý định 'hoàn thành công việc' chỉ để nhận ra nửa tiếng sau mà bạn vẫn đang trì hoãn?" hỏi Yaz Purnell, người sáng lập trang web tài chính cá nhân The Wallet Moth. "Thật dễ dàng để sự trì hoãn này trở thành thói quen trong đó chúng ta liên kết bàn làm việc và môi trường làm việc điển hình của chúng ta với sự nhàm chán và trì trệ. Thay đổi cảnh quan của bạn bằng cách đến một không gian làm việc chung, quán cà phê hoặc chỉ đi bộ năm phút để có được không khí trong lành ngoài trời có thể tạo ra sự khác biệt trong việc giúp bạn chuyển từ sự trì hoãn sang chế độ làm việc."
42 Lên lịch cho "ngày CEO".
Shutterstock
Racheal Cook, Giám đốc điều hành và người sáng lập của CEO Collective, gợi ý một "ngày CEO" hàng tuần để kiểm soát năng suất. Nhưng điều đó không có nghĩa là gặp gỡ với CEO thực tế của công ty bạn.
"Thời gian dành riêng trên lịch của bạn giúp lập kế hoạch và ưu tiên tuần của bạn theo thiết kế", Cook nói. "Đó là một cơ hội để theo dõi tiến độ so với kế hoạch lớn hơn của bạn trong năm, xác định xem bạn đang đi hay không theo dõi và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được mục tiêu của mình."
43 Cho mình một bảng điểm.
Shutterstock
Theo logic tiếp cận công việc của bạn như thể bạn là CEO của chính cuộc sống của mình, Cook cũng đề nghị gán giá trị đô la mỗi giờ cho các nhiệm vụ cụ thể, để đảm bảo bạn sử dụng tài nguyên của mình một cách chính xác.
"Điểm số nhiệm vụ từ $ 10 / giờ cho đến $ 10.000 / giờ, " cô nói. "Ví dụ: các nhiệm vụ $ 10 có thể bao gồm quản trị viên làm việc trong văn phòng, trong khi ở nhà, nó có thể dỡ máy rửa chén. Giao các nhiệm vụ này cho thư ký hoặc tại nhà cho con bạn. Khi bạn lên dây chuyền, 10.000 nhiệm vụ nên tập trung vào bộ kỹ năng giá trị cao nhất của bạn."
44 Thời gian chặn nhiệm vụ của bạn.
Shutterstock
Các nhiệm vụ và dự án khác nhau đòi hỏi các phần khác nhau trong não của bạn và các tài nguyên khác nhau, do đó, điều hợp lý là bạn sẽ hiệu quả hơn bằng cách thực hiện càng nhiều càng tốt để nhóm các nhiệm vụ tương tự lại với nhau.
"Chia tay mỗi ngày trong tuần thành các chủ đề giúp bạn đạt được năm nhiệm vụ cốt lõi của mình", Cook nói. Cô định nghĩa những điều này là "xác định sứ mệnh và tầm nhìn, hướng dẫn các giá trị và văn hóa, tạo ra kế hoạch chiến lược, lãnh đạo nhóm và đưa ra quyết định lớn", nhưng chúng có thể thay đổi tùy theo nhu cầu và tham vọng cụ thể của bạn. Ví dụ, Cook chia tay tuần của mình bằng cách dành một ngày hoàn toàn cho khách hàng của mình và một ngày khác để tạo nội dung.
45 Sử dụng các cuộc hẹn định kỳ.
Shutterstock
Chúng ta là những sinh vật của thói quen và càng nhiều càng tốt để xây dựng thói quen vào những ngày và tuần của chúng ta, chúng ta càng có nhiều khả năng tạo ra những thói quen tích cực.
"Sử dụng các cuộc hẹn lặp lại để làm việc trên các dự án mất nhiều thời gian, " gợi ý huấn luyện viên quản lý và tư vấn Amie Devero. "Ví dụ: tạo một cuộc hẹn vào mỗi thứ Tư lúc 3 giờ chiều trong hai giờ để viết cuốn tiểu thuyết mà bạn dự định bắt đầu từ khi học đại học."
46 Sắp xếp hợp lý lịch của bạn.
Shutterstock
Giống như bạn nên tối ưu hóa hộp thư đến và danh sách việc cần làm, lịch của bạn cũng nên được tiếp cận theo cách tối đa hóa giá trị của nó đối với năng suất cá nhân của bạn. Mặc dù mỗi lịch là lý tưởng để theo dõi các cuộc hẹn và cung cấp lời nhắc, có nhiều điều bạn có thể làm với bạn.
"Ví dụ: khi lên lịch một cuộc họp trong Lịch Google, nó sẽ tự động tạo mã Google Meet để bạn có thể chỉ cần nhấp vào liên kết và hội nghị được thiết lập và chờ bạn tham gia", Mark Webster, đồng sáng lập tiếp thị giải thích công ty giáo dục thẩm quyền Hacker. "Không có lịch trình thêm, không cần gửi lời mời hoặc lo lắng về việc mọi người ở sai địa điểm không đúng lúc. Đây là một công cụ mạnh mẽ để hợp lý hóa các cuộc họp theo lịch trình, đặc biệt là các hội nghị video."
Có nhiều cách khác để bạn có thể tận dụng Lịch Google của mình (đây là 25 cách để bạn bắt đầu).
47 Theo dõi cách bạn dành mỗi phút.
Shutterstock
Khi bạn trở nên năng suất hơn, bạn sẽ nhận được sự đánh giá cao hơn về việc có thể hoàn thành được bao nhiêu với một phút ở đây và một phút ở đó, hay mặt khác, cảm giác hoàn thành có thể trôi đi nhanh chóng như thế nào khi những phút này trôi qua vô ích các cuộc họp hoặc thói quen hút thời gian.
Webster khuyên bạn nên theo dõi thủ công cách mỗi phút được sử dụng.
"Những phút này cộng lại, " ông nói. "Đó là lý do tại sao tôi luôn nghĩ về những tác động dài hạn và làm thế nào tôi có thể thực hiện những nhiệm vụ nhỏ này thậm chí hiệu quả hơn."
48 Nhận một viễn cảnh kéo dài một tuần.
Shutterstock
Nhiều người trong số những lời khuyên này đã tập trung vào cách tận dụng tối đa một ngày hoặc thậm chí một giờ, nhưng có sức mạnh sản xuất lớn trong việc thực hiện một viễn cảnh kéo dài một tuần, xem xét thời gian của bạn được sử dụng như thế nào. Doanh nhân Romi Neustadt, tác giả của cuốn sách sắp tới Bạn có thể có tất cả chỉ không cùng một lúc! , đề nghị tạo ra một kế hoạch hàng tuần.
"Lập một danh sách tất cả những gì bạn làm trong một tuần, và ý tôi là tất cả mọi thứ, và thời gian bạn làm nó, " cô nói. Sau đó dán nhãn cho từng nhiệm vụ dựa trên chức năng, tầm quan trọng và sự hấp dẫn của nó. Sau đó, Neustadt nói, xóa hoặc ủy thác mọi thứ bạn "ghét làm" hoặc "nghĩ rằng bạn nên làm". Cô khuyên nên dành 20 phút để làm điều này trước khi bắt đầu mỗi tuần.
49 Phân biệt giữa các hành động hàng ngày và các mục tiêu dài hạn.
Shutterstock
Ngoài việc nhìn vào ngày hoặc tuần của bạn, bạn cũng sẽ muốn thực hiện đánh giá hàng tháng về cách bạn đang tiến triển trên các mục tiêu lớn hơn của bạn.
"Trong khi các mục tiêu có thể quan trọng, bạn thường không kiểm soát được khi bạn đạt được chúng", Trevor Lohrbeer, người sáng lập Day Tối ưu hóa, một ứng dụng giúp mọi người lên kế hoạch cho ngày của họ. "Bằng cách tập trung vào hành động của bạn hàng ngày, bạn tạo ra động lực cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Tập trung vào mục tiêu của bạn mỗi tháng một lần, chúng giúp bạn định hướng động lực đó và đảm bảo bạn tiếp tục đi đúng hướng."
50 Công nhận sự tiến bộ của bạn.
iStock
Năng suất không chỉ là về công việc, công việc và nhiều công việc khác. Để đảm bảo bạn có động lực để tiến về phía trước, bạn phải lùi lại và xem bạn đã đi được bao xa.
"Năng suất của bạn là ở một mức độ lớn kết nối với sự tự tin và tự tin của bạn", Yoram Baltinester, cố vấn và huấn luyện viên điều hành với Hội thảo hành động quyết định giải thích. "Không có gì thúc đẩy những thái độ này hơn là thừa nhận tiến bộ. Hãy chắc chắn để suy nghĩ trong một vài khoảnh khắc vào cuối ngày về tiến trình bạn đã thực hiện."
Khi bạn không đạt được tiến bộ trực tiếp, Baltinester cho biết thêm, bạn vẫn có được kinh nghiệm sẽ chuyển thành tỷ lệ cược tốt hơn để thành công trong tương lai. Vì vậy, thậm chí là không hiệu quả có thể tạo ra một số kết quả có giá trị.
