Trong số tất cả những điều gây ra một số lượng căng thẳng vô lý trong cuộc sống, email chắc chắn là một vấn đề lớn. Và xem xét rằng một nghiên cứu cho thấy 28 phần trăm của một tuần làm việc trung bình được dành để đọc và trả lời email, đó chắc chắn là một điều đáng để cố gắng tìm ra cách xử lý tốt hơn. Cho dù đó là những email đêm khuya từ sếp của bạn đang đẩy bạn lên tường hay chỉ là số lượng email khổng lồ làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn nói chung, đây là 27 cách bạn có thể bắt đầu trở thành người dùng email không căng thẳng ngay bây giờ. Và để biết thêm các cách để làm chủ nghệ thuật này, tất cả chúng ta đều được nhìn thấy mỗi ngày, hãy xem 17 cách hack email thiên tài sẽ cải thiện cuộc sống của bạn.
1 Hủy đăng ký. Hủy đăng ký. Hủy đăng ký.
Shutterstock
Bạn đã nhận được rất nhiều email từ những người bạn biết, vì vậy tất cả các email đến từ các cửa hàng, ấn phẩm trực tuyến và các địa điểm ngẫu nhiên khác chỉ làm lộn xộn hộp thư đến của bạn hơn nữa. Đi qua và hủy đăng ký những nơi bạn không quan tâm. Và nếu có quá nhiều thứ có thể tự xử lý, hãy sử dụng một dịch vụ như Unroll.me có thể giúp bạn thoát khỏi hộp thư đến hàng trăm đăng ký căng thẳng trong vài phút.
2 Ở lại ngoại tuyến trong kỳ nghỉ.
Nghỉ phép có nghĩa là không phải nghe một yêu cầu duy nhất từ bạn, ngay cả ở dạng email. Vậy tại sao bạn vẫn kiểm tra trong thời gian nghỉ? Lần thứ hai bạn rời đi cho chuyến đi của mình, bật một tin nhắn ngoài văn phòng cho bất cứ ai gửi một cái gì đó theo cách của bạn và bạn không dám nghĩ đến việc kiểm tra. Chắc chắn, các nhà quản lý không chính xác nhất trong việc cung cấp cho nhân viên của họ không gian khi họ tắt đồng hồ, nhưng bạn có quyền tận hưởng email nghỉ của mình - và không căng thẳng. Detox kỹ thuật số, bạn đến đây. Và để biết thêm những cách tuyệt vời để tận dụng tối đa email của bạn, hãy xem 15 cách bạn đang viết email sai.
3 Đi bút và giấy.
Shutterstock
Đôi khi là một người dùng email không căng thẳng có nghĩa là bước ra khỏi công nghệ và lấy giấy và bút tốt. Theo nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard, việc ghi lại một "danh sách phản hồi" về những email bạn cần giải quyết có thể giúp bạn vượt qua chúng hiệu quả hơn. Khi bạn đã tạo danh sách của mình, hãy phản hồi những gì thực sự cần được phản hồi và quên phần còn lại.
4 Sử dụng tính năng "Trả lời thông minh" của Gmail.
5 Giới hạn email của bạn vào một thiết bị.
Ngày nay, bạn có quyền truy cập vào email của mình ở mọi nơi bạn bật: máy tính xách tay, điện thoại, máy tính bảng và đồng hồ thông minh của bạn (nếu, bạn biết, bạn có một trong số đó). Vâng, đó là rất nhiều thông báo. Một cuộc khảo sát từ Trung tâm Công việc Tương lai cho thấy những người nhận email trên thiết bị của họ có mức độ căng thẳng cao hơn, đó chỉ là quá nhiều dữ liệu cho một người xử lý và vẫn giữ được sự tỉnh táo. Thay vào đó, hãy cố gắng chỉ kiểm tra email của bạn trên một thiết bị, không phải tất cả chúng. Và để biết thêm các cách để làm chủ nghệ thuật hàng ngày này, đừng bỏ lỡ 15 Email doanh nghiệp mở lạnh khiến bạn xa cách.
6 Chỉ kiểm tra email của bạn tại một số thời điểm nhất định.
7 Và chắc chắn không kiểm tra nó vào buổi sáng hoặc buổi tối.
Shutterstock
Công nghệ cho phép mọi người làm việc 24/7 nếu họ muốn: bạn thực sự không bao giờ phải tắt. Tuy nhiên, đây chắc chắn là một điều tốt để giữ cho các phần trong ngày của bạn không có email. Theo những người ở Trung tâm làm việc Tương lai, những người tham gia khảo sát cho biết việc kiểm tra tin nhắn của họ vào buổi sáng hoặc muộn hơn vào ban đêm đã làm tăng mức độ căng thẳng của họ. Và làm thế nào nó có thể không? Bạn đang nhìn thấy những điều chỉ dẫn đến áp lực nhiều hơn từ sếp, người quen và mọi người khác trong cuộc sống của bạn. Bằng cách tắt, cuối cùng bạn sẽ cho mình cơ hội tái hợp.
8 Điền vào trường "đến" cuối cùng.
Shutterstock
Đã bao nhiêu lần bạn gửi email trước khi bạn sẵn sàng gửi nó? Hoặc nhận ra bạn đã phạm sai lầm sau khi nhấn vào nút đó? Như bất cứ ai cũng có thể chứng thực, đó không phải là một cảm giác tốt. Gmail có tính năng "Hoàn tác" cho phép bạn, trong một thời gian ngắn, để "hủy bỏ" email, nhưng có một cách dễ dàng để tránh bất kỳ rủi ro nào ở nơi đầu tiên. Cho đến khi email của bạn được hiệu đính và sẵn sàng hoạt động, hãy để trống trường "Tới". Sau đó, khi bạn sẵn sàng gửi, bạn có thể nhập tên người nhận và nhận email của bạn mà không có gì sai.
9 Đừng để email của bạn mở cả ngày.
Nếu bạn là kiểu người luôn mở email và liên tục bị phân tâm các tin nhắn đến của tôi, hãy dừng thói quen đó ngay lập tức. Theo dữ liệu khảo sát từ Trung tâm làm việc Tương lai, những người theo dõi email của họ suốt cả ngày chịu nhiều áp lực hơn từ các email nói. Vì vậy, hãy giữ cho các đăng ký của bạn ở mức tối thiểu để giảm căng thẳng của bạn.
10 Đi qua hộp thư đến của bạn theo thứ tự.
Theo thông báo của nhà văn Brian Christian, việc tìm kiếm các email có mức độ ưu tiên cao nhất để trả lời trước là điều phổ biến, nhưng theo nhà văn Brian Christian, điều đó cuối cùng sẽ trở thành một công cụ xử lý thời gian khổng lồ. Thay vào đó, anh ta nói bắt đầu từ trên xuống sau đó làm việc theo cách của bạn, quyết định những gì cần trả lời và những gì không cho đến khi bạn hoàn thành mọi việc.
11 Đặt điểm dừng cứng.
Nói rằng bạn sẽ không kiểm tra email của bạn vào ban đêm có thể hoạt động, nhưng bạn có biết những gì còn hoạt động tốt hơn không? Đặt thời gian giới hạn thực tế bạn không được phép quét qua hộp thư đến của mình nữa. Thay vì để quy tắc quá mở, việc có một khoảnh khắc chính xác để tắt và tận hưởng email buổi tối miễn phí sẽ tạo ra sự khác biệt lớn trong mức độ căng thẳng của bạn. Và để biết thêm các cách để tiêu diệt và khử công nghệ, hãy tìm hiểu 20 cách thiên tài để giết thời gian mà không cần điện thoại thông minh.
12 thông báo im lặng.
Cho dù bạn có đặt bao nhiêu lần để kiểm tra email trong cả ngày, bạn sẽ không bao giờ nên có những thông báo đó. Hãy thành thật đi: nhìn thấy những cái ping bật lên sẽ không thể phủ nhận rằng bạn vẫn còn căng thẳng. Chỉ cần tắt chúng đi và giữ cho máy tính để bàn và điện thoại của bạn yên tĩnh hơn một chút sẽ tạo ra tất cả sự khác biệt trong phúc lợi của bạn.
13 Giữ hộp thư của bạn sạch sẽ và ngăn nắp.
Shutterstock
Giống như bạn giữ cho không gian làm việc của bạn sạch sẽ, bạn cũng muốn giữ hộp thư đến của mình gọn gàng. Theo nghiên cứu của Đại học Michigan, một cách để giúp quản lý căng thẳng email là tận dụng một số công cụ tổ chức nội bộ có sẵn cho bạn trong hộp thư đến của bạn. Tạo thư mục để sắp xếp email của bạn theo danh mục, gắn nhãn và ưu tiên email của bạn và thiết lập các bộ lọc để sắp xếp email khi chúng vào hộp thư đến của bạn.
14 Đừng đọc email vào cuối tuần.
Nếu bạn có thể không cảm thấy như bạn làm việc vào cuối tuần nếu bạn chỉ đơn giản là giữ các tab về những email đang đến, nhưng bằng cách đó, bạn không cho phép mình thực sự tắt và tái lập trong tuần tới. Nếu sự cám dỗ luôn ở đó, chỉ cần xóa ứng dụng Gmail của bạn khỏi điện thoại vào thứ Sáu sau giờ làm việc và đặt lại vào thứ Hai. (Lần tuyệt vọng yêu cầu các biện pháp tuyệt vọng.) Hoặc, thiết lập một dịch vụ tạm dừng hộp thư đến của bạn.
15 Tạm dừng hộp thư đến của bạn.
Để tạm dừng hộp thư đến của bạn, hãy sử dụng một công cụ như Tạm dừng Hộp thư đến, hoạt động cho cả Gmail và Outlook. Về cơ bản, nó ngăn chặn mọi email mới đến cho đến khi bạn quyết định cho phép chúng gửi lại. Cho dù đó là vào ban ngày khi bạn đang cố gắng tận hưởng những ngày cuối tuần của mình, nó chắc chắn sẽ mang lại cho bạn sự an tâm.
16 Tận dụng các dịch vụ được tổ chức qua email.
Shutterstock
Nếu chỉ nhìn vào hộp thư đến của bạn khiến bạn cảm thấy choáng ngợp vì hàng trăm email chưa mở mà bạn vẫn chưa trải qua, hãy sử dụng dịch vụ như Sane Box. Nó giúp bạn dọn dẹp hộp thư đến của bạn và sắp xếp những gì ở đó, đặt những email quan trọng mà bạn có thể nhìn thấy, gửi email gây mất tập trung vào một thư mục bạn có thể xem sau đó, và đặt tất cả các bản tin và đăng ký vào một nơi. Về cơ bản, nó sẽ trở thành BFF chống căng thẳng của bạn. Và để biết thêm cách để có được từ khẩu súng căng thẳng công nghệ, hãy tìm hiểu 20 cách truyền thông xã hội làm chúng tôi căng thẳng.
17 Sắp xếp hộp thư đến của bạn thông qua ứng dụng.
Một trong những cách dễ nhất để sắp xếp hộp thư đến của bạn là thực hiện thông qua Sortd, cho phép bạn sắp xếp mọi thứ cạnh nhau. Với hộp thư đến của bạn ở bên trái và danh sách danh mục ở bên phải, bạn có thể kéo email vào các phần có thể tùy chỉnh khác nhau như "phải làm" và "hoàn thành" vì vậy bạn có thể có được một hình ảnh ít căng thẳng hơn trong hộp thư đến của mình.
18 Đừng ngủ trên BCC.
Shutterstock
Bạn đã bao giờ bị cuốn vào một email các email mà bạn muốn hoàn toàn không có gì để làm với? Đôi khi nếu bạn giới thiệu giữa hai người, bạn sẽ kết thúc cuộc sống của họ và tiếp tục nhận được những điều không hay về những điều không áp dụng cho bạn. Nếu bạn đã từng là một trong những người qua lại, hãy cứu lấy bánh xe thứ ba một chút căng thẳng và chuyển họ đến BCC Hồi, "bản sao mù" sau khi giới thiệu. Và nếu bạn là người bị cuốn vào cơn điên, hãy hỏi xem những người khác trong nhóm có thể thêm bạn vào BCC để tránh bạn ra khỏi vòng lặp không.
19 Nói chuyện với sếp của bạn.
Shutterstock
Nếu các nhà nghiên cứu từ Đại học bang Michigan cho biết, nếu không biết sếp của bạn mong đợi gì về việc trả lời email sau nhiều giờ làm bạn căng thẳng, hãy trò chuyện với họ về những gì họ đang tìm kiếm trong thời gian trả lời. Hy vọng rằng họ coi trọng sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc và đừng mong bạn quay lại với họ về những điều vào đêm khuya hoặc cuối tuần, để bạn hoàn toàn thư giãn khi bạn nghỉ làm. Và nếu bạn muốn chắc chắn rằng convo đi bơi, hãy chuẩn bị bằng cách rút ra trong 15 Dấu hiệu Ông chủ của bạn là một kẻ tâm thần.
20 Thực hiện một "kỳ nghỉ email."
Đôi khi có thể rất khó để hoàn thành công việc chỉ cần biết email của bạn đang ở đó chờ bạn quét qua. Nếu bạn cần thời gian không bị gián đoạn để làm việc trong một dự án, hãy nói với nhóm của bạn khi bạn đang nghỉ email, ngắt kết nối trong nửa ngày để tập trung và hoàn thành công việc của bạn, gợi ý các nhà nghiên cứu từ Đại học Michigan.
21 Giữ mọi thứ được sắp xếp theo thời hạn.
22 Sử dụng quy tắc 3 giây
Shutterstock
Không, quy tắc này không liên quan gì đến thức ăn rơi trên sàn nhà. Theo John M. Grohol, Psy.D., mọi người lãng phí rất nhiều thời gian để cố gắng tìm ra những việc cần làm với một số email nhất định. Thay vào đó, quá trình đó không nên mất hơn ba giây. Để giảm mức độ căng thẳng của bạn, hãy nhanh chóng quyết định xem bạn có muốn trả lời, xóa, lưu trữ hoặc lưu email cho lần sau không. Nó có vẻ như là một quyết định vội vàng, nhưng nó sẽ giúp bạn lướt qua hộp thư đến của bạn nhanh hơn rất nhiều.
23 Sử dụng tính năng lịch trình.
Shutterstock
Đôi khi, khi điều gì đó không khẩn cấp, bạn không cảm thấy muốn gửi email qua lại ngay lập tức. Thay vào đó, hãy loại bỏ một số căng thẳng bằng cách viết nó lên và lên lịch để gửi đi một vài ngày sau đó, giới thiệu những người từ Trường Kinh doanh Harvard. Bằng cách đó, bạn lấy nó ra khỏi ngực nhưng bạn vẫn có được một thời gian trước khi bạn phải đối phó với nó một lần nữa.
24 Thay đổi hàng loạt email "chưa đọc" thành "đọc"
Shutterstock
Khi bạn đạt được một số lượng email chưa đọc nhất định, sẽ không quay trở lại: bạn sẽ không bao giờ vượt qua tất cả, và thành thật mà nói, có lẽ bạn đã xử lý những email cực kỳ quan trọng. Để giảm căng thẳng xuất phát từ việc nhìn thấy "3.478 email chưa đọc" bật lên mỗi ngày, hãy thay đổi chúng để đọc hàng loạt. Mỗi hệ thống email là khác nhau, nhưng quá trình nói chung là khá dễ dàng. (Bạn cũng có thể xóa chúng hàng loạt, nhưng điều đó thậm chí còn căng thẳng hơn khi biết chúng vừa mới biến mất.)
25 Duy trì sự phân chia công việc-cá nhân.
Shutterstock
Thật khó để giữ mọi thứ thẳng khi bạn có tất cả các email cá nhân và công việc ở một nơi. Theo chuyên gia năng suất Paula Rizzo, đó là lý do tại sao bạn nên cố gắng hết sức để tách chúng ra. "Bằng cách đó, bạn sẽ ở trong những suy nghĩ khác nhau khi bạn xem qua từng người trong số họ. Việc quản lý sẽ dễ dàng hơn nhiều khi bạn biết các loại email bạn sẽ thấy trước khi bạn mở hộp thư đến của mình., " cô ấy nói.
26 Hãy bỏ qua một số email nhất định.
Shutterstock
Nó có thể cảm thấy đáng sợ khi bỏ qua email, nhưng tin hay không, không phải tất cả mọi thứ cần phải được đáp ứng. Nếu bạn lấy nó từ các nhà nghiên cứu của Trường Kinh doanh Harvard, đó là một cách dễ dàng để thoát khỏi một số căng thẳng: Nếu một cái gì đó quan trọng, thì đó là thứ sẽ xuất hiện trở lại.
27 Đừng giải quyết xung đột qua email.
Dueling nó qua email có thể nghe tốt hơn nhiều so với thực hiện trực tiếp, nhưng nó không bao giờ kết thúc tốt đẹp. Theo nghiên cứu của Đại học Michigan, việc giải quyết xung đột trong hộp thư đến của bạn là một ý tưởng tồi và cuối cùng sẽ chỉ khiến bạn thêm căng thẳng. Thay vào đó, hãy gặp gỡ trực tiếp hoặc gọi họ lên để xử lý mọi việc theo cách hiệu quả hơn. Và để có trí tuệ văn phòng tuyệt vời hơn, hãy tìm hiểu 60 Hacks năng suất 60 giây tốt nhất.
