Nếu bạn đã có một thời gian khó khăn để hoàn thành công việc, hãy nhìn xung quanh bạn. Là không gian làm việc của bạn là một mớ hỗn độn? Ngoài việc không gây khó chịu về mặt thị giác, việc có một bàn làm việc vô tổ chức có thể khiến bạn khó tập trung và xử lý thông tin hơn, theo nghiên cứu được công bố trên Tạp chí Khoa học thần kinh. Sự lộn xộn cạnh tranh cho sự chú ý của bạn, và nó tạo ra căng thẳng, lo lắng và cảm giác tội lỗi. Nói cách khác, nó phải đi.
Nhưng khi bạn nhìn chằm chằm vào một mớ hỗn độn khổng lồ, việc chăm sóc nó dường như là không thể. May mắn thay, có được và giữ cho bàn của bạn được tổ chức không phải là nhiệm vụ không thể vượt qua mà nó có thể xuất hiện ngay từ cái nhìn đầu tiên. Miễn là bạn sẵn sàng kỹ lưỡng và kiên định, việc giữ cho bàn của bạn được tổ chức thực sự khá đơn giản và quan trọng hơn, về lâu dài cũng đáng giá. Bắt đầu với 20 mẹo đơn giản này để giữ cho bàn của bạn ngăn nắp và bạn sẽ tận hưởng nhiều không gian vật lý hơn, đầu óc minh mẫn hơn và năng suất cao hơn trong thời gian không lâu. Và để có nhiều cách để dọn dẹp hơn, hãy thành thạo 40 cách thiên tài để được tổ chức nhiều hơn sau 40.
1 Tạo không gian cá nhân
Có những thứ bạn mang đi làm mỗi ngày cần phải đi đâu đó. Tuy nhiên, thay vì lấy ví, ví, điện thoại hoặc chìa khóa trên bàn của bạn, bạn chỉ có thể sử dụng cả ngày để chỉ định một khu vực cụ thể cho những đối tượng cần thiết, nhưng thường gây lộn xộn. Tốt hơn nữa, bất cứ khi nào có thể, hãy để điện thoại của bạn khuất tầm nhìn và bạn sẽ giảm bớt sự mất tập trung mà bạn trải nghiệm tại bàn làm việc. Và để biết thêm nhiều cách để cải thiện cuộc sống của bạn, hãy xem 30 Thủ thuật thiên tài này sẽ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn.
2 Sắp xếp máy tính để bàn của bạn, quá
Shutterstock
Bạn có thể có một bàn làm việc cằn cỗi, hoàn toàn không tì vết sẽ khiến niềm tự hào tối giản nghiêm ngặt nhất, nhưng nếu màn hình máy tính của bạn là một mê cung của các biểu tượng và các tập tin chưa được sắp xếp, thì vẫn còn phải làm. Rối loạn kỹ thuật số cũng được tính là lộn xộn, và có thể gây mất tập trung đáng ngạc nhiên khi bạn đang cố gắng tập trung. Ít nhất mỗi tuần một lần, dọn sạch mọi tệp đi lạc trên máy tính để bàn của bạn và lồng các thư mục trong các thư mục khác nếu bạn cần làm cho màn hình chính của bạn được sắp xếp hợp lý hơn. Và để biết thêm cách biến máy tính của bạn thành một lực lượng tổ chức, hãy khám phá Hình nền máy tính tốt nhất để tối đa hóa năng suất của bạn.
3 Thực hiện một cuộc thanh trừng
Có thể không cần phải nói, nhưng nếu bạn muốn tổ chức bàn làm việc của mình, bạn sẽ cần phải thực hiện một cuộc thanh trừng. Đi qua tất cả các mục trong bàn của bạn và tự hỏi nếu bạn thực sự cần nó. Giữ những thứ bạn làm; ném những thứ bạn không. Và hãy trung thực: bạn chỉ làm cho mọi thứ trở nên tồi tệ hơn bằng cách tuyên bố rằng thực đơn thanh toán từ một nhà hàng đã đóng cửa là "thiết yếu". Làm điều đó ngay lần đầu tiên và bạn sẽ đạt được tiến bộ đáng kể đối với một bàn làm việc bình tĩnh hơn.
4 Thực hiện lau hàng ngày
Chăn nuôi
Vào cuối mỗi ngày, hãy dành thời gian để lau bàn trước khi bạn ra ngoài. Làm điều này sẽ khiến bạn bỏ đi mọi thứ bạn còn lại trên máy tính để bàn, nghĩa là bạn sẽ đến làm việc mỗi sáng với bàn làm việc sạch sẽ và một khởi đầu mới.
5 Làm việc trên một điều tại một thời điểm
Shutterstock
Bạn có thể nghĩ rằng mình là người đa nhiệm, nhưng sự thật của vấn đề là đa nhiệm gần như không thể nhận thức được. Thay vì cố gắng và thất bại, hãy tập trung sự chú ý của bạn vào một nhiệm vụ duy nhất tại một thời điểm. Để giảm thiểu sự lộn xộn hơn nữa, hãy làm cho một thứ bạn đang làm việc duy nhất chiếm được không gian trên bàn của bạn. Mọi thứ khác nên được bỏ đi. Và nếu bạn là một người đa nhiệm vô vọng, bạn nên biết 20 cách bạn đang làm cho cuộc sống của bạn khó khăn hơn nó cần phải có.
6 Quét tài liệu của bạn
Bạn muốn thoát khỏi những đống giấy lộn xộn trên bàn của bạn? Đi kỹ thuật số. Bất cứ điều gì bạn không hoàn toàn cần một bản sao vật lý nên được quét. Lưu các tệp dưới dạng PDF và bạn sẽ có một thư mục dễ tìm kiếm và thuận tiện hơn tủ tệp. Bạn cũng nên quét các giấy tờ bạn cần để lưu các bản sao vật lý, nhưng hãy tìm một không gian lưu trữ cho chúng ở một nơi khác trong không gian làm việc của bạn nếu có thể, vì có lẽ bạn sẽ hiếm khi cần truy cập chúng.
7 Sử dụng hệ thống hai khay
Shutterstock / Smolaw
Thay vì giữ hàng đống dự án nằm rải rác trên bàn của bạn, hãy thực hiện một hệ thống hai khay sắp xếp giấy tờ. Một khay dành cho các giấy tờ mới chưa được xử lý. Các khay khác dành cho các giấy tờ đã được xem xét và cần được giải quyết hoặc nộp. Và để biết thêm các cách để biến mình thành một nhân viên văn phòng vui vẻ, hãy xem 15 cách này để tăng gấp đôi năng suất của bạn trong một nửa thời gian.
8 Hoàn thành nhiệm vụ càng sớm càng tốt
Một quy tắc để tránh sự trì hoãn là nếu một cái gì đó mất ít hơn hai phút, chỉ cần làm điều đó ngay bây giờ. Tương tự như vậy, nếu một cái gì đó tại nơi làm việc mất dưới 15 phút, chỉ cần làm điều đó. Nhận dự án được thực hiện càng sớm càng tốt, vì vậy bạn có thể nhận được nó và nộp ra, cả về tinh thần và thể chất. Bạn càng sớm hoàn thành một nhiệm vụ, bạn sẽ càng sớm làm bạn mất tập trung và nó sẽ sớm chiếm không gian quý giá tại bàn làm việc của bạn.
9 đi kỹ thuật số
Shutterstock
Tập thói quen sử dụng lịch kỹ thuật số của bạn một cách tôn giáo để theo dõi các dự án và ghi nhớ và các ứng dụng ghi chú như Giữ danh sách việc cần làm và nhắc nhở. Khi bạn đạt đến điểm mà mọi thứ tự động đi vào một chương trình, bạn đã loại bỏ nhu cầu về Post-Its và một bước gần hơn với môi trường làm việc thanh thản.
10 Giữ một cuốn sổ tay
Trên thực tế, không phải tất cả mọi thứ có thể đi trực tiếp vào điện thoại của bạn, vì vậy hãy cầm một quyển sổ ghi chú để ghi lại mọi thứ, như số điện thoại và lời nhắc. Mặc dù việc thêm một vật phẩm khác vào bàn làm việc của bạn có vẻ phản trực giác, nhưng có một cuốn sổ tay sẽ giữ cho tất cả những ý tưởng và thông tin quan trọng được củng cố, thay vì nằm trên bàn của bạn trên một bộ sưu tập giấy vụn, phong bì và menu.
11 Sắp xếp mọi thứ theo tầm quan trọng
Cách tốt nhất để sắp xếp mọi thứ là theo tầm quan trọng. Khi bạn đang cố gắng tìm ra nơi nào trong bàn làm việc của bạn để lưu trữ thứ gì đó, hãy tự hỏi tần suất bạn sử dụng hoặc cần nó. Nếu nó không thường xuyên, hãy đặt vật phẩm đó ở nơi nào đó ít truy cập hơn các vật phẩm bạn sử dụng hàng ngày.
12 Nhận một Thùng rác
Shutterstock
Đặt thùng rác bên cạnh hoặc dưới bàn của bạn. Thùng rác đó là người bạn tốt nhất mới của bạn. Ngay khi thứ gì đó bạn không cần đến trên bàn của bạn, hãy ném nó. Càng lộn xộn càng lâu, bạn càng quen với nó, và bạn càng có nhiều khả năng để nó dính xung quanh vô thời hạn. Để có kết quả tốt hơn, cũng có thể tái chế một chút để bạn có thể loại bỏ ngay lập tức các tài liệu mà bạn không còn cần nữa. Tận dụng tốt cả hai để giữ sự lộn xộn ở mức tối thiểu.
13 Tether cáp của bạn
Shutterstock
Vô tổ chức không chỉ là những gì trong hoặc trên bàn của bạn: đó cũng là những gì bên dưới và phía sau không gian làm việc của bạn. Nếu có một mớ dây trong tầm mắt, nó sẽ gây mất tập trung. Để giảm thiểu sự mất tập trung mà các dây cáp này có thể gây ra, hãy lấy một số dây buộc và thu thập các dây cáp của bạn lại với nhau thành các bó nhỏ gọn gàng, sau đó nhét chúng đi để bạn không phải nhìn vào chúng.
14 Giữ điện tử ẩn đi
Có lẽ không có nhu cầu thực sự cho bạn để modem và bộ định tuyến của bạn ngồi trên bàn của bạn, nhìn khó coi và chớp mắt với bạn. Đặt chúng trên sàn nhà hoặc trong ngăn kéo để tạo ra một không gian làm việc dễ nhìn hơn, ít gây mất tập trung hơn.
15 Toss Bút và Bút chì bạn không sử dụng
Shutterstock
Bút và bút chì có một cách tích lũy mà không cần nỗ lực thực sự về phía bạn. Nhưng bạn không có nghĩa vụ phải giữ bất kỳ điểm bóng đã khô nào xuất hiện tại bàn của bạn trong năm qua. Cố gắng giảm xuống hai cây bút và hai cây bút chì. Điều này không chỉ làm cho việc lộn xộn ở mức tối thiểu, mà còn giúp bạn có ý thức về việc không cho họ mượn đồng nghiệp đó, người không bao giờ mang lại mọi thứ.
16 Tạo một trạm sạc
Trong một thế giới lý tưởng, bạn có thể biến một trong những ngăn kéo bàn của bạn thành một trạm sạc cho điện thoại, tai nghe, pin dự phòng và tất cả những thứ khác mà chúng tôi chắc chắn sẽ mang theo bên mình. Nhưng nếu điều đó là không thể, hãy tạo một trạm sạc phía sau màn hình của bạn, nơi những vật phẩm này sẽ (hầu hết) nằm ngoài tầm nhìn và hy vọng sẽ mất trí.
17 Phân khúc bàn của bạn
Bạn có thể dành phần lớn thời gian trong ngày của bạn cho máy tính, nhưng bạn vẫn nên có một khu vực bàn làm việc được chỉ định cho công việc không phải là máy tính. Bạn có thể xem lại các giấy tờ, đọc và giải quyết danh sách việc cần làm của mình ở đó, thay vì trộn một loạt các sai lầm với khu vực máy tính của bạn và tạo ra sự hỗn loạn không đáng có.
18 Sắp xếp giấy tờ hàng ngày
Shutterstock
Vào cuối mỗi ngày, hãy làm lại tất cả các giấy tờ của bạn. Đi qua và xác định những gì cần phải được quét, nộp hoặc cắt nhỏ, sau đó làm điều đó trước khi bạn ra ngoài. Đây là một trong những nhiệm vụ lần đầu tiên sẽ là một nỗi đau lớn, nhưng sẽ mất ít hơn năm phút sau khi bạn có thói quen duy trì một bàn làm việc có tổ chức.
19 Đặt đồ dùng văn phòng đi
Shutterstock / yalana
Nếu bạn đang sử dụng một chiếc bàn để giữ đồ dùng văn phòng, thì tin xấu: ngay cả khi đồ đạc của bạn bị "bỏ đi" thì nó vẫn tạo ra sự lộn xộn thị giác. Nếu có thể, hãy tạo một chỗ trong ngăn kéo bàn để đựng đồ dùng văn phòng của bạn, đặc biệt là những thứ rất hiếm khi được sử dụng. Một khay dụng cụ là một cách tuyệt vời để giữ mọi thứ ngăn nắp và dễ tìm.
20 Làm sạch hàng tuần
Shutterstock
Mỗi tuần một lần, hãy bàn một lần kỹ lưỡng để xử lý mọi giấy tờ hoặc rác mà bạn đã bỏ lỡ, để sắp xếp lại các vật dụng văn phòng bị rơi ra khỏi khay, các thư mục bị thất lạc hoặc các tệp bị quản lý theo cách nào đó để lén theo cách của họ vào máy tính để bàn của bạn. Bạn càng thường xuyên bảo trì trong tuần, việc này sẽ mất ít thời gian hơn. Và một khi bạn đã kiểm soát được bàn làm việc của mình, hãy chắc chắn nắm vững 20 cách thiên tài để làm cho công việc trở nên thú vị hơn.
