Khi nói đến email, bạn có thể nghĩ rằng bạn biết tất cả những gì cần biết. Rốt cuộc, hầu hết chúng ta gửi và nhận trung bình 121 email mỗi ngày , theo công ty nghiên cứu thị trường công nghệ The Radicati Group. Nhưng mặc dù bạn có thể dành một phần đáng kể mỗi ngày để làm việc trong hộp thư đến của mình, bạn vẫn có thể học được một hoặc hai điều. Trên thực tế, có rất nhiều quy tắc nghi thức email thường xuyên trốn tránh bạn và nhiều người khác trong danh sách liên lạc của bạn. Bạn muốn chắc chắn rằng bạn đang lịch sự điện tử? Dưới đây là 17 nguyên tắc vàng của việc gửi email có thể bạn chưa biết, nhưng cần phải biết.
1 Trả lời ngay khi bạn nhận được email, ngay cả khi bạn cần thêm thời gian.
Shutterstock
Không ai đánh giá cao việc nhận được phản hồi cho một tuần email sau khi họ gửi nó. Trên thực tế, một cuộc khảo sát năm 2018 được thực hiện bởi công ty tư vấn Toister Performance Solutions cho thấy 41% người dân mong đợi phản hồi email từ đồng nghiệp của họ trong vòng chưa đầy một giờ. (Bắt đầu soạn thảo ghi chú xin lỗi đến bộ phận kế toán của bạn ngay bây giờ!)
Tất nhiên, một số phản hồi email kêu gọi bạn nhai lại suy nghĩ của mình và phác thảo một thông điệp được đo. Trong những trường hợp đó, giải pháp rất dễ dàng: Trả lời trong vòng vài phút để cho người gửi biết bạn đã nhận được tin nhắn của họ, nhưng cần thêm một chút thời gian để sắp xếp mọi thứ. Bằng cách đó, họ biết rằng bạn đã xem xét email của họ và không chỉ đơn giản là bỏ qua chúng.
2 Sử dụng "Trả lời tất cả" một cách thận trọng.
Shutterstock
Có một sự khác biệt quan trọng giữa các tùy chọn "Trả lời" và "Trả lời tất cả". Tuy nhiên, nhiều người dùng email không may không nhận ra điều đó. Trong trường hợp bạn là một trong số họ, hãy biết rằng khi bạn chọn cái sau, mọi người nhận CC trên tin nhắn ban đầu đều nhận được phản hồi của bạn và, thường xuyên hơn là không, bạn không cần phải làm ngập hộp thư đến của mọi người.
Những thông điệp hàng loạt không cần thiết này là một tai họa, có một thuật ngữ thông tục để mô tả chúng: "Trả lời Allpocalypse." Vì vậy, lần tới khi bạn trả lời email hàng loạt, hãy xem xét ai thực sự cần đọc phản hồi của bạn: toàn bộ công ty hay chỉ là người gửi ban đầu?
3 Nếu bạn muốn có phản hồi từ ai đó, đừng CC họ.
Shutterstock / Jacob Lund
Khi bạn gửi CC cho ai đó trên email, điều đó có nghĩa là bạn "sao chép carbon" họ, điều đó thường cho thấy rằng bạn muốn giữ họ liên tục trong cuộc trò chuyện, nhưng không nhất thiết phải tìm phản hồi từ họ. Và, khi Dannielle Walz đào tạo chuyên nghiệp cảnh báo, việc lạm dụng tùy chọn CC có thể dẫn đến các vấn đề giao tiếp.
"Bằng cách gửi CC cho đồng nghiệp của bạn vào nhiều email, họ có thể bắt đầu ngừng xem email của bạn là quan trọng và có thể đặt chúng trực tiếp vào 'thư mục tham khảo' hoặc 'đọc thư mục sau'", cô viết trong một bài đăng trên LinkedIn. "Điều này có thể dẫn đến thông tin quan trọng bị bỏ lỡ trong tương lai."
Vì vậy, nếu bạn mong đợi phản hồi từ ai đó, hãy đặt địa chỉ email của họ vào trường "Tới" và sử dụng chức năng "CC" một cách tiết kiệm.
4 Hiểu khi nào và khi nào không sử dụng BCC.
Shutterstock
Trường BCC thậm chí còn phức tạp hơn, liên tục trốn tránh ngay cả những người dùng email dày dạn nhất. Nhưng hãy phá vỡ nó: BCC là viết tắt của "bản sao mù", vì vậy, trong khi nó tương tự như CC-ing, BCC-ing không hiển thị email của người đó cho người nhận khác, có nghĩa là không ai khác trong chuỗi sẽ thấy bạn bao gồm chúng.
Vậy khi nào thì sử dụng BCC? Tạp chí Hillel Fuld của Inc. nói rằng nó hoàn toàn dành cho các email hàng loạt hoặc khi ai đó giới thiệu bạn qua email với người khác.
"Trong mọi trường hợp khác, khi bạn gửi email cho ai đó và BCC cho người khác, bạn có phải là người không trung thực hay không, " Fuld lưu ý. "Bạn đang gửi email cho Người X và không có họ biết, hãy để Người Y nghe lén cuộc trò chuyện của bạn. Người X không biết ai đó đang đọc email này, khi thực tế, bạn cũng bí mật gửi nó cho người khác."
5 Sử dụng dấu chấm than một cách tiết kiệm.
Shutterstock
Thật dễ dàng để ném một dấu chấm than trong email của bạn ở đây và ở đó, nhưng cố gắng không tạo thói quen của nó. Mặc dù về mặt lịch sử, chúng được sử dụng để biểu thị sự phấn khích, trong một email, dấu chấm than có thể dễ dàng bị nhầm lẫn với âm vị hoặc sự gây hấn thụ động.
"Sử dụng dấu chấm than không cần thiết trong email có thể dễ dàng phá hủy ý nghĩa cơ bản của văn bản của bạn", Anna Verasai giải thích trên HR Digest . "Chỉ sử dụng nó khi bạn cần nhấn mạnh điều gì đó quan trọng. Hãy suy nghĩ về cách người đọc của bạn có thể diễn giải thông điệp khi họ đọc nó."
6 Hãy thận trọng với việc sử dụng sự hài hước của bạn.
Shutterstock
Mọi người đều thích một trò đùa tốt mọi lúc, nhưng vì giọng điệu có thể bị hiểu sai khi không trực tiếp tương ứng, tốt nhất nên loại bỏ những câu chuyện cười ra khỏi email của bạn. "Dành sự hài hước cho một cuộc gọi điện thoại hoặc gặp trực tiếp", giáo sư viết bài kinh doanh, David Silverman, viết trên Tạp chí Harvard Business Review . "Bằng cách đó, khi có sự im lặng sững sờ ở đầu dây bên kia hoặc ở phía xa của bàn hội nghị, tôi có thể nói, 'Tôi nghĩ bạn có thể không nhận ra tôi buồn cười đến mức nào, và, cho rằng, tôi tin rằng tôi sẽ dừng ngay bây giờ. '"
Nhưng nghiêm túc: Một nghiên cứu quan trọng năm 2005 được công bố trên Tạp chí Tâm lý học và Tâm lý xã hội đã tiết lộ rằng, trong khi người gửi dự đoán rằng người nhận của họ có thể giải mã chính xác 80% thời gian của họ, thì người nhận thực sự chỉ có thể đọc chính xác giai điệu 56% thời gian.
7 Bỏ qua tiếng lóng.
Shutterstock
Với sự gia tăng của tin nhắn tức thời, các hình thức rút gọn của ngôn ngữ tiếng Anh đã trở nên được sử dụng rộng rãi hơn như "u" cho "bạn, " hoặc "muốn" thay vì "muốn". Nhưng, giống như sự hài hước không thường xuyên dính vào email, tiếng lóng là một thứ không thể bỏ qua. Theo một khảo sát của OnePoll, 37% người cho rằng việc sử dụng tiếng lóng tại nơi làm việc là không thể chấp nhận được và 55% cho rằng bỏ qua "lol" khi gửi email cho sếp của bạn.
8 Chú ý đến dòng tiêu đề.
Shutterstock
Dòng chủ đề là đơn giản, nhưng cần thiết. Và vì phần lớn các email được đọc trên các thiết bị di động, 55%, theo công ty chuyển phát email Return Path, điều quan trọng là phải đóng đinh chúng. Dòng chủ đề ngắn, súc tích và trực tiếp là tốt nhất. Mục đích của email của bạn nên được nêu rõ ràng và bạn nên giới hạn nó trong năm từ hoặc ít hơn, bởi vì các thiết bị di động đã cắt bất kỳ từ nào sau đó.
9 Bao gồm một chữ ký.
Shutterstock
Bạn đã bao giờ nhận được một email từ ai đó và tự hỏi, "Đây là của ai?" Mặc dù địa chỉ của người gửi có thể cung cấp cho bạn một vài manh mối về việc họ là ai, đôi khi điều đó là không đủ. Một chữ ký ở cuối email của bạn có thể thông báo ngay lập tức cho người nhận về bạn là ai, bạn làm gì và làm thế nào họ có thể liên hệ với bạn.
Mọi người tại cơ quan tiếp thị tích hợp Ocreative nói rằng có một hộp chữ ký email là "giống như trao cho một người một danh thiếp mỗi khi bạn gửi email." Nếu bạn chưa có, hãy thêm chữ ký bao gồm tên đầy đủ, vị trí, số điện thoại, email, trang web và logo doanh nghiệp.
10 Hãy nhớ KISS (giữ cho nó ngắn gọn và đơn giản).
Shutterstock
Phương pháp KISS là điều mà hầu hết chúng ta được dạy ở trường tiểu học, nhưng điều đó không có nghĩa là nó ít cần thiết hơn trong cuộc sống. Boomerang, một ứng dụng năng suất email, đã nghiên cứu các phương pháp chính để nhận được nhiều phản hồi email hơn. Takeaway lớn nhất của họ? Tốt nhất là viết như bạn tám tuổi.
Nghiên cứu của họ phát hiện ra rằng các email được viết ở cấp độ đọc cấp ba có khả năng được phản hồi cao hơn 36% so với các email được viết ở cấp độ đọc đại học.
11 Tập trung vào các tệp đính kèm.
Shutterstock
Tệp đính kèm đôi khi là một phần cần thiết của quy trình email, nhưng bạn nên biết đầy đủ cách sử dụng chúng trước khi đính kèm. Trong các chuỗi email dài, đôi khi chúng có thể không được chú ý hoặc bị bỏ qua và các tệp đính kèm không mong muốn cũng có xu hướng không được mở vì người nhận cảnh giác với virus điện tử.
Giải pháp tốt nhất là gọi ra các tệp đính kèm của bạn trong phần thân của email. Grammarly cho biết cách tốt nhất để thông báo cho người nhận tệp đính kèm là bao gồm một thông báo ở cuối email có nội dung "Dòng chữ tôi đã đính kèm" hoặc "Vui lòng tham khảo tệp đính kèm để biết thêm chi tiết."
12 Chuẩn hóa phông chữ của bạn.
Shutterstock
Mặc dù chơi xung quanh với các kiểu phông chữ và màu sắc có thể thú vị, không có chỗ cho Comic Sans màu hồng sáng trong thế giới chuyên nghiệp. Hóa ra, việc sử dụng phông chữ là cực kỳ quan trọng khi nói đến giao tiếp kỹ thuật số, theo Colin Wheildon, tác giả của Type & Layout: Bạn có giao tiếp hay chỉ tạo ra những hình dạng đẹp? "Có thể thổi bay 3/4 số độc giả của chúng tôi chỉ bằng cách chọn sai loại", ông nói với các nhà văn và nghệ sĩ người Mỹ.
Vì vậy, những phông chữ nào bạn nên gắn bó khi nói đến email? MageMail đề xuất Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS hoặc Arial.
13 Đọc tất cả mọi thứ.
Shutterstock
Khi viết email, rất có thể, bạn sẽ phạm sai lầm; Rốt cuộc, bạn chỉ là con người. Tuy nhiên, những sai lầm thường không được nhìn qua khi nói đến email công việc. Trong một cuộc thăm dò ngữ pháp của gần 2.000 người được hỏi, 67% cho rằng việc viết lỗi chính tả trong email là không ổn, trong khi chỉ có 6% cho rằng đó là một sai lầm chấp nhận được.
14 Nhập địa chỉ email cuối cùng.
Shutterstock
Cách dễ nhất để đảm bảo bạn không gửi email trước khi nó sẵn sàng hoặc trước khi nó bị xóa bất kỳ lỗi chính tả nào? Đợi cho đến khi mọi thứ ở trạng thái tốt nhất trước khi nhập địa chỉ email của người nhận. Như bạn đã biết, mắc lỗi email là một trong những cách dễ nhất cách để tạo ấn tượng sai.
"Đây không chỉ là sự chuyên nghiệp mà là vấn đề", Karen Kessler, chủ tịch của đối tác Evergreen, nói với Forbes . "Điều đang bị đe doạ là uy tín của nhân viên và công ty hoặc tổ chức. Chúng tôi đã thấy các quyết định email kém dẫn đến hậu quả tiêu cực đối với nhân viên, cách ly vụng trộm và đối với tổ chức cũng như vụ kiện."
15 Và kiểm tra ba lần tên người nhận của bạn.
Shutterstock
Một sai lầm lớn bạn nên tránh là đánh vần sai tên người nhận, vì vậy hãy đảm bảo kiểm tra kỹ trước khi bạn nhấn gửi. Nhiều người thấy hành động viết sai chính tả một cái tên là lười biếng và thiếu suy nghĩ, đặc biệt là khi viết đúng chính tả trong địa chỉ email. Bạn nên làm gì nếu vô tình mắc lỗi đó? Kathryn Shanley, chủ sở hữu Chỉnh sửa bút đỏ của tôi, nói rằng một lời xin lỗi ngay lập tức là chìa khóa để duy trì uy tín của bạn.
16 Đối với doanh nghiệp chuyên nghiệp, sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp.
Shutterstock
Mặc dù một địa chỉ email cá nhân là tốt để sử dụng khi tương ứng với bạn bè hoặc gia đình, hãy để nó ra khỏi lĩnh vực kinh doanh chuyên nghiệp. Điều này đặc biệt quan trọng trong tình huống người tiêu dùng-người bán. Một cuộc khảo sát năm 2016 của GoDaddy với 1.000 người Mỹ cho thấy 75% tin rằng có một email chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng trong việc tin tưởng một doanh nghiệp trực tuyến và 33% sẽ nghi ngờ tính hợp pháp của người bán nếu họ sử dụng địa chỉ email cá nhân.
"Bạn không bao giờ quên một ấn tượng đầu tiên, cả trong đời thực hay trực tuyến", giám đốc sản phẩm của GoDaddy, Steven Aldrich, nói trong một tuyên bố. "Thường thì sự tương tác trực tiếp đầu tiên của bạn với khách hàng diễn ra qua email và vì vậy việc tìm kiếm sự chuyên nghiệp trong bối cảnh này là vô cùng quan trọng."
17 Hãy nhớ rằng bất cứ điều gì có thể được chia sẻ.
Shutterstock
Cho dù đó là thông qua chuyển tiếp, BCC-ing hoặc chỉ đơn giản là nháy điện thoại của bạn vào mặt ai đó, điều quan trọng cần nhớ là bất cứ điều gì bạn viết trong email đều có thể được nhìn thấy bởi người khác ngoài người nhận. Do đó, tất cả các giao tiếp điện tử của bạn nên chuyên nghiệp và không có rủi ro. Rốt cuộc, email thậm chí có thể được chấp nhận tại tòa án, vì vậy tốt nhất là không bao giờ gửi bất cứ thứ gì có thể được sử dụng chống lại bạn sau này. Và để biết thêm các cách để cải thiện cuộc sống công việc của bạn, hãy xem 25 Thủ thuật thiên tài để làm việc thông minh hơn và không khó hơn.
Để khám phá thêm những bí mật tuyệt vời về cuộc sống tốt nhất của bạn, nhấp vào đây để theo dõi chúng tôi trên Instagram!
Kali Coleman Kali là một biên tập viên trợ lý tại Best Life.