Sáu điểm ba. Đó là bao nhiêu giờ, theo một nghiên cứu gần đây được thực hiện bởi người khổng lồ công nghệ Adobe, trung bình người Mỹ chi tiêu, trả lời email mỗi ngày. Nói cách khác: Bạn dành toàn bộ một phần ba cuộc đời thức giấc của mình dán vào hộp thư đến của bạn, trả lời các chuỗi tin nhắn mà, thẳng thắn, có thể được băm ra trong một cuộc trò chuyện IRL năm phút. Một cái gì đó phải đưa ra.
Rất may, nhận được một cái gì đó để cho là, trong nhiều trường hợp, dễ như nhấn nút. Bằng cách thực hiện một loạt các chiến thuật đã thử và đúng, bạn có thể cắt giảm hàng giờ của bạn cho email xuống không có gì. Nghĩ mà xem: bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu thời gian nếu bạn không bao giờ phải tải xuống tệp đính kèm một lần nữa? Hoặc điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể lấy một email được gửi vội vàng từ ether, tiết kiệm thời gian của bạn (và hoảng loạn!) Đã dành cho việc soạn thảo một email "Tôi rất xin lỗi, tôi không có ý định gửi email đó"?
Vâng, tất cả các jujitsu Internet này là có thể. Chúng tôi đã cùng nhau thực hiện 17 cách hack email tiết kiệm thời gian nhất, cải thiện cuộc sống, tăng hiệu quả dưới đây. Vì vậy, hãy đọc tiếp, bởi vì hộp thư đến số phận đó đang chờ. Và để biết thêm cách tận dụng tối đa 6, 3 giờ của bạn, đừng bỏ lỡ 15 Email doanh nghiệp mở lạnh khiến bạn xa cách.
1 hủy đăng ký lớn.
Shutterstock
Thật may là hộp thư đến của bạn cũng bừa bộn như một ký túc xá cao cấp trong trận chung kết. Cũng là một sự đánh cược tốt, hầu hết sự lộn xộn đó là do email hàng ngày hoặc hàng tuần từ các nhà bán lẻ, tổ chức và các bản tin khác mà bạn có thể đã đăng ký trong nhiều năm qua. Bằng cách sử dụng Unroll.me, bạn có thể theo dõi tất cả các danh sách mà bạn có thể có trên trên mạng và hủy đăng ký khỏi bất kỳ nơi nào bạn không còn muốn nhận thông tin từ đó. Trên thực tế, một biên tập viên Best Life đã có thể sử dụng Unroll.me để xác định số lượng đăng ký khổng lồ 135. Bao nhiêu bạn sẽ bật lên? Và bạn có thể làm bao nhiêu mà không cần?
2 Bật phím tắt.
Shutterstock
Chúng ta đều biết các phím tắt cơ bản. (Command- A : chọn tất cả. Command- C : copy. Command- P : paste. V.v.) Nhưng người dùng Gmail có khả năng bật một bộ phím tắt nâng cao. Đầu tiên, vào phần cài đặt. Bấm vào tab chung. Khoảng giữa chừng, bạn sẽ thấy tùy chọn phím tắt, được tắt theo mặc định. Bật nó lên và bạn sẽ có quyền truy cập vào các tổ hợp phím dễ dàng này:
- C : bắt đầu một tin nhắn mới
- Shift- C : bắt đầu một tin nhắn mới trong một cửa sổ mới
- D : bắt đầu một tin nhắn mới trong một tab mới
- F : chuyển tiếp tin nhắn
- #: xóa tin nhắn
- Shift- I : đánh dấu một tin nhắn là đã đọc
- Shift- U : đánh dấu một tin nhắn là chưa đọc
- Lệnh- S : lưu tin nhắn
3 Và sau đó tự động hóa chúng.
Shutterstock
Nếu bạn gặp khó khăn khi ghi nhớ bản tóm tắt các phím tắt này, Keyrocket, trình cắm Google Chrome, sẽ nhắc nhở bạn khi bạn nhập. (Tất nhiên là không xâm lấn.) Và để biết thêm cách để trở thành một cỗ máy năng suất, hãy tìm hiểu 15 cách để tăng gấp đôi năng suất của bạn trong một nửa thời gian.
4 Sử dụng hashtag.
Vâng, thực sự, công cụ tổ chức chữ ký của phương tiện truyền thông xã hội cũng hoạt động cho email. Ném một hoặc hai hashtag vào cuối chữ ký của bạn, một phần của email thường bị cắt bớt, vì vậy người nhận sẽ không nhìn thấy cũng không phán xét thẻ "#workhardplayhard" của bạn để dễ dàng tìm kiếm. Chỉ cần nhập hashtag vào trường tìm kiếm ở đầu hộp thư đến của bạn và bạn sẽ bật lên mọi email được mã hóa với nó.
5 Kích hoạt tùy chọn "unsend".
Shutterstock
Tất cả chúng ta đã ở đó: bạn soạn thảo một email, gửi nó vào ether và ngay lập tức nhận ra, ồ không, tin nhắn đó chưa sẵn sàng để gửi. Hóa ra bạn có thể mang tin nhắn của bạn trở lại từ bờ vực bằng cách cài đặt một độ trễ hữu ích. Trên Gmail, ví dụ, đi theo cài đặt, sau đó chung. Bạn sẽ tìm thấy nút hoàn tác là tùy chọn thứ năm. Bật nó lên. Bạn có thể chọn từ menu thả xuống trong khoảng thời gian 10 giây; họ sẽ cho biết bạn có bao nhiêu thời gian trước khi tin nhắn của bạn được gửi đi.
6 Đặt tính năng đó thành 10 giây.
Shutterstock
Mẹo: nếu bạn sử dụng email làm dịch vụ nhắn tin thực tế, chúng tôi khuyên bạn nên đặt nút hoàn tác thành 10 giây. Bằng cách đó, câu trả lời của bạn sẽ không được gửi chậm trễ nửa phút. Không, 30 giây nghe có vẻ không nhiều, nhưng hãy nói theo cách này: Nếu dịch vụ IM mà bạn lựa chọn (Slack, GChat, Facebook Messenger, bất cứ điều gì!) Giữ mọi tin nhắn gửi đi trong thời gian dài, danh bạ của bạn sẽ nhanh chóng phát triển.
7 Hoặc chỉ cần điền vào trường "đến" cuối cùng.
Shutterstock
Đó là một thói quen tốt để áp dụng, folks. (Xem hai slide trước.)
8 Sử dụng dấu hiệu này.
Patricia Napier-Fitzpatrick, người sáng lập và chủ tịch của The Etiquette School of New York cho biết: "Đối với một email bắt đầu bằng một lời chào 'hi' hoặc 'xin chào', việc kết thúc như 'tốt nhất' sẽ phù hợp". "'Tốt nhất", mặc dù được sử dụng quá mức, là một trong những cách đóng cửa an toàn nhất nói chung, bởi vì nó không gây khó chịu và phù hợp với mọi người. " Đúng vậy: Mặc dù lạm dụng quá mức, "Tốt nhất" là cách tốt nhất để ký email của bạn.
9 Và chữ ký email này.
Ít nhất là khi bạn đang đi trên đường, ít nhất, bạn sẽ muốn từ bỏ những cụm từ khó chịu, dễ thương ("Xin vui lòng tha thứ cho bất kỳ lỗi chính tả nào." "Đã gửi từ bộ xử lý 1, 21 gigawatt của tôi." "Đã gửi từ iPhone của tôi, vui lòng xem xét môi trường trước khi in. ") thay cho một cái gì đó đơn giản, thanh lịch, thẳng thắn:" Gửi từ đường. " Theo Ben Dattner, một huấn luyện viên điều hành, nó kiểm tra tất cả các hộp đó đồng thời gợi lên sự rung cảm của Kerouac-esque. Tự hỏi nhỏ đó là Chữ ký điện thoại thông minh Một Email Mọi người nên có.
10 Và tin nhắn ngoài văn phòng này.
Theo Jane Scudder, giáo sư tại trường kinh doanh của Đại học Loyaltya Chicago, khi bạn điền vào một tin nhắn ngoài văn phòng, đây là định dạng bạn nên sử dụng:
Cảm ơn email của bạn. Tôi là OOO từ thứ ba, ngày 12 tháng 6 đến thứ sáu, ngày 15 tháng 6 mà không truy cập vào email. Nếu điều này là khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ tại. Nếu không, tôi sẽ trả lời tất cả các tin nhắn khi tôi trở lại .
Để biết thông tin chi tiết ở cấp độ nitpick, như liệu có nên kết thúc tin nhắn vào ngày cuối cùng của bạn hay ngày đầu tiên của bạn trở lại hay không hoặc có bao gồm số điện thoại không, chỉ cần tham khảo hướng dẫn thẳng thắn quá toàn diện của chúng tôi về vấn đề này.
11 Thay đổi mật độ hiển thị.
Người dùng Gmail có thể chọn từ ba mật độ hiển thị khác nhau cho hộp thư đến của họ: thoải mái, ấm cúng và nhỏ gọn. Mật độ hiển thị không ảnh hưởng gì nhiều hơn khoảng trắng tồn tại giữa mỗi tin nhắn trong màn hình hộp thư đến của bạn. Đó không chỉ là vấn đề ưu tiên, nhưng hãy nghĩ về điều khoản của nó, tốt, một bài viết hạn. Thoải mái giống như khoảng cách hai hàng, trong đó ấm cúng là khoảng cách một hàng, và nhỏ gọn giống như khoảng cách nửa dòng.
12 Đừng quên lưu trữ.
Shutterstock
Bạn có thể loại bỏ email khỏi hộp thư đến của mình mà không cần phải loại bỏ hoàn toàn chúng khỏi sự tồn tại thông qua thư mục thùng rác. Bằng cách "lưu trữ" các tin nhắn riêng lẻ, chúng sẽ ngay lập tức bị ẩn khỏi hộp thư đến và tất cả các thư mục của bạn. Nhưng bạn vẫn có thể theo dõi chúng, nếu cần, thông qua chức năng tìm kiếm. Trên Gmail, bạn có thể lưu trữ thư ngay lập tức sau khi mở chúng bằng cách nhấp vào "x" nhỏ xuất hiện bên cạnh dòng chủ đề.
13 Thực hiện theo quy tắc hai phút.
Shutterstock
Vô địch bởi các chuyên gia năng suất của tất cả các sọc, quy tắc hai phút là một cách chắc chắn để giải quyết căng thẳng liên quan đến email. Đây là cách nó hoạt động: Nếu bạn có thể trả lời và quên một email trong hai phút hoặc ít hơn, hãy giải quyết nó ngay lập tức. Nếu không, hãy gạt nó sang một bên để sau.
14 Batch trả lời email của bạn.
Để giảm bớt thời gian bạn dành cho việc dán mắt vào màn hình bị cuốn vào những trao đổi qua lại gây khó chịu, hãy chỉ định thời gian trong ngày của bạn là khoảng thời gian "trả lời email". (Có thể là một giờ vào buổi sáng và 90 phút vào buổi chiều. Có lẽ là ba giờ sau bữa trưa. Dù bạn có làm gì đi nữa!) Sau đó, chỉ trả lời email trong các khung thời gian này và không bao giờ ở ngoài chúng.
15 Đóng email của bạn ở 140 ký tự.
Có, giống như Tweet (hoặc ít nhất là Tweet cách mạng trước 280). Như Andrew Torba, Giám đốc điều hành của Gab, mạng xã hội, đã khuyên trong một bài viết Trung bình, tốt nhất là giữ email của bạn càng ngắn càng tốt. "Tôi muốn giúp bạn giải quyết vấn đề X. Tôi có Y và Z đề nghị chúng tôi kết nối. Bạn có rảnh để trò chuyện không?" Không cần lời chào hoa mỹ nào.
16 Đặt tệp đính kèm để tự động tải xuống.
Shutterstock
If This, Then That (IFTTT), một ứng dụng tối ưu hóa email, có thể giúp bạn thiết lập "ngôn ngữ" cụ thể, có thể nói, điều đó sẽ loại bỏ một loạt các khẩu hiệu loại trung gian. Ví dụ: nếu một email đến có tệp đính kèm, IFTTT sẽ tự động tải nó xuống Google Drive của bạn.
17 Đừng trả lời email sau nhiều giờ.
Không có gì bí mật rằng người Mỹ đang làm việc quá sức và, như nghiên cứu của Adobe tiết lộ, phần lớn công việc đó đến từ việc gửi email thường xuyên. Đó là lý do tại sao, đầu năm nay, các thành viên hội đồng thành phố New York đã đưa ra một dự luật khiến các công ty yêu cầu nhân viên kiểm tra email sau giờ làm việc là bất hợp pháp. (Nó lấy cảm hứng từ một luật hiện hành trên sách ở Pháp, nơi các công ty có đội ngũ nhân viên lớn hơn 50 phải đưa ra các hướng dẫn nghiêm ngặt về công việc sau giờ làm việc, nếu không họ phải đối mặt với các hình phạt tài chính.)
Ari Notis Ari là một biên tập viên cao cấp, chuyên về tin tức và văn hóa.