Theo một nghiên cứu của Workfront, một nhà cung cấp quản lý dựa trên đám mây, một nhân viên trung bình ở Mỹ có 199 email chưa đọc hoặc chưa mở trong hộp thư đến của họ tại bất kỳ thời điểm nào. Nếu con số đó nghe có vẻ cao, may mắn cho bạn và nếu âm thanh thấp, có lẽ đã đến lúc bạn nên cho phong cách giao tiếp của mình một cuộc đại tu toàn diện. Quan trọng hơn, tuy nhiên, nó không cần phải theo cách này. Mặc dù email bây giờ đã trở thành đồng nghĩa với một cái gì đó quá sức, tốn thời gian và tẻ nhạt, nhưng không quá muộn để nó có thể sống theo hóa đơn như một phương tiện nhanh chóng, đơn giản và không đau đớn để liên lạc với nhau.
Chìa khóa để quản lý hộp thư đến của bạn cùng với sự cảnh giác của bạn là biết các mánh khóe trong giao dịch. Thực tế là, có một bộ công cụ đủ loại đã được phát triển trong nhiều năm qua bởi những người mắc bệnh email có cùng chí hướng chỉ cố gắng chiến đấu thoát ra khỏi thư chưa đọc. Nhưng trước khi bạn có thể tận dụng những mánh khóe này, hãy trở thành một hộp đen đai đen, bạn phải tìm hiểu chúng là gì. Vì vậy, không có gì khó chịu, chúng tôi đã tập hợp 17 thủ thuật tiện lợi nhất, không vô nghĩa và rất cần thiết để giúp giải quyết sự hoang dã của hộp thư đến của bạn một lần và mãi mãi.
1 Chơi trò chơi email.
Shutterstock
Trò chơi email là một trò chơi trực tuyến mà sau khi đăng nhập vào tài khoản email của bạn, giúp cho việc quản lý hộp thư đến của bạn trở nên thú vị. Về cơ bản, nó xoay vòng qua các email của bạn, yêu cầu bạn thực hiện hành động đối với từng email khi bấm hẹn giờ, giữ điểm dựa trên số lượng email bạn trả lời ngay lập tức so với việc gửi đi sau này. Mặc dù trò chơi có thể bị tạm dừng, cho phép bạn truy cập email của mình một cách thanh thản hơn, nhưng đó là một cách tuyệt vời để đặt một chút phấn khích, và cạnh tranh với một nhiệm vụ khô khan.
2 tinh giản với Sắp xếp.
Shutterstock
Bạn đã bao giờ ước tài khoản email của mình thông minh hơn chưa? Vâng, Sortd là loại như thế. Ngoài việc đặt các tài khoản email của bạn trong một trang web thân thiện hơn, nó cũng bao gồm các tính năng giúp bạn vượt lên trên khối lượng công việc. Chúng bao gồm các lời nhắc, các tiện ích giúp hợp lý hóa danh sách việc cần làm của bạn và thậm chí là một tính năng theo dõi cho phép bạn xem khi tin nhắn của bạn được mở. Nó cũng cho phép bạn chia sẻ trong một nhóm một cách dễ dàng, làm cho các dự án nhóm trở nên trôi chảy hơn.
3 Tích hợp địa chỉ email của bạn.
Shutterstock
Bạn có bao giờ muốn đa dạng hóa các tài khoản email, ví dụ như làm một mạng xã hội, một doanh nghiệp và một tài khoản cá nhân, nhưng lo lắng rằng làm như vậy sẽ làm cho việc thay đổi giữa chúng trở thành một nhiệm vụ khó chịu khác để giải quyết? Bạn không cô đơn. May mắn thay, Shift, một ứng dụng có thể tải xuống miễn phí, cho phép bạn tích hợp tất cả các địa chỉ email của bạn vào một cửa sổ đẹp, dễ nhìn, giúp việc chuyển đổi giữa chúng dễ dàng như nhấp chuột trên bàn di chuột. Như một phần thưởng, nó cũng tích hợp chức năng tìm kiếm, nghĩa là bạn có thể xem qua toàn bộ oeuvre của bạn trong một lần đặc biệt hữu ích cho những thông tin liên lạc ở biên giới kinh doanh và cá nhân.
4 Bỏ đăng xuất.
Shutterstock
Trong những ngày đầu của email, biểu mẫu được đối xử giống như một lá thư thật và bao gồm một lời chào, một tin nhắn và một dấu hiệu tắt. Tuy nhiên, bây giờ khi tất cả mọi người đã trở nên ngập trong các email theo cách chắc chắn là không thể với thư vật lý, các quy tắc đã thay đổi.
Đối với một, một dấu hiệu không còn cần thiết. Chúng vẫn có thể được sử dụng để liên lạc chính thức hơn và khi giới thiệu bản thân, nhưng nếu không, không cần phải mất thời gian để quyết định giữa "Tốt nhất" và "Ấm áp". Nói một cách đơn giản, chúng ta đã vượt qua điều đó.
5 Sắp xếp tin nhắn của bạn thông qua mức độ ưu tiên.
Shutterstock
SaneBox là một phần mềm hữu ích khác, mặc dù không miễn phí (các gói bắt đầu ở mức 59 đô la trong năm), có thể chỉ đáng giá. Về cơ bản, nó cho phép bạn sắp xếp các email dựa trên mức độ khẩn cấp của chúng, bao gồm "ngay bây giờ", "sau này" và, đối với những ghi chú không bao giờ cần nhìn thấy ánh sáng trong ngày, "lỗ đen".
6 Thực hiện phương pháp OHIO.
7 Giữ cho nó súc tích.
Bạn muốn nhận email của bạn nhanh hơn? Hãy thử giới hạn bản thân trong một số từ cố định trong phản hồi của bạn. Mặc dù điều này có thể cảm thấy chói tai lúc đầu, bạn càng sử dụng ít từ trong giao tiếp, bạn sẽ càng có nhiều thời gian hơn. Tuy nhiên, đừng nuông chiều sự thôi thúc của bạn để ném vào những từ phòng ngừa rủi ro như "có thể" và "tôi nghĩ" để làm dịu đi những gì có vẻ giống như ngôn ngữ cộc lốc lúc đầu làm như vậy có thể khiến bạn có vẻ ít thẩm quyền hơn.
8 Lưu mẫu tin nhắn.
9 Làm sạch thùng rác của bạn vào cuối mỗi ngày.
Shutterstock
Rốt cuộc, việc dọn rác của bạn có thể trở nên căng thẳng, sau khi nó biến mất, nó sẽ biến mất. Tuy nhiên, nếu một email thực sự khẩn cấp và bạn vô tình làm hỏng nó, đừng nhầm lẫn: người cố gắng liên lạc sẽ gửi lại.
Tốt hơn hết, việc đổ rác vào cuối ngày giúp đảm bảo email của bạn đẹp và trống khi bạn kiểm tra vào buổi sáng và có thể giảm bớt nỗi sợ hãi mà bạn cảm thấy khi mở hộp thư đến vào đầu ngày.
10 Sử dụng chỉ báo kết thúc tin nhắn.
Đặt EOM ở cuối dòng tiêu đề. "Kết thúc tin nhắn" Nói với người rằng thông điệp không cần phải mở: thông tin cần thiết đã được truyền đạt. Đó là một trình tiết kiệm thời gian tuyệt vời khi một email đang được sử dụng chỉ như một lời nhắc nhở. Sử dụng nó, và khuyến khích những người khác, là tốt. Không phải mở một email có vẻ không phải là một trình tiết kiệm thời gian khổng lồ, nhưng nó sẽ tăng lên.
11 Xóa tin nhắn bạn sẽ không đọc trước.
Trước khi mở bất cứ thứ gì, hãy xóa những email rõ ràng không đáng để bạn mất thời gian. Và xem xét rằng có tới 45 phần trăm của tất cả các email là thư rác, nhưng không nhất thiết phải gửi nó vào thư mục thư rác của bạn, chắc chắn đáng để bỏ một số mớ hỗn độn đó. Bằng cách xóa một số bàn chải, bạn sẽ làm cho phần còn lại của các tác vụ email của bạn cảm thấy bớt căng thẳng hơn một chút. Và khi nói đến căng thẳng, mỗi bit bạn giảm số lượng.
12 Tạo các thư mục tập tin phù hợp.
Shutterstock
Hầu hết các địa chỉ email đều được tải sẵn một vài thư mục Hộp thư đến, thùng rác, lưu trữ, et cetera, và đôi khi là một vài địa chỉ đặc biệt, như du lịch, cá nhân hoặc doanh nghiệp. Mặc dù đây là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi nói đến tổ chức email, nhưng họ không nên là người duy nhất bạn dựa vào để giữ cho thư của bạn được tổ chức. Mặc dù bạn vẫn có thể sử dụng các thư mục có sẵn, hãy chắc chắn thêm thư mục của riêng bạn để giúp hợp lý hóa các tìm kiếm của bạn. Tạo các thư mục để liên lạc cá nhân, liên hệ PR hoặc thậm chí là tin nhắn từ trường của con bạn và bạn có thể giữ lại thông tin quan trọng mà chúng chứa mà không để các tin nhắn đó làm tắc nghẽn hộp thư đến của bạn.
13 Đặt lời nhắc.
Shutterstock
Boomerang là một ứng dụng có thể tải xuống khác có thể hợp lý hóa hộp thư đến bị sa lầy ngay lập tức. Ban đầu được gọi là Baydin, tên mới phù hợp hơn với chức năng của nó: cho phép người dùng ném email ra khỏi tầm mắt, chỉ để họ quay lại khi bạn cần. Ứng dụng miễn phí sẽ gửi tin nhắn thay mặt bạn vào những ngày được chỉ định, nói, để nhắc nhở hàng tuần hoặc hóa đơn hàng tháng, và có thể xóa tin nhắn khỏi hộp thư đến của bạn cho đến khi chúng cần được xử lý. Ngoài ra, nó có thể nhắc nhở bạn theo dõi các tin nhắn bạn đã gửi.
14 Sử dụng các phím tắt tùy chỉnh và phản ứng đóng hộp.
Shutterstock
Không thể phủ nhận rằng các phản ứng đóng hộp có thể nghe có vẻ như robot. Tuy nhiên, một phản ứng đóng hộp được cá nhân hóa có thể là một công cụ tiết kiệm thời gian không làm mất đi tính cách của bạn. Quan sát các liên lạc trong quá khứ của bạn để xem những cụm từ bạn sử dụng nhiều nhất và tạo một tài liệu về chúng để tiết kiệm thời gian của bạn. Trên thực tế, đối với người dùng Gmail, chức năng này được xây dựng ngay trong chương trình mail có thể nhớ các cụm từ bạn sử dụng thường xuyên nhất trong thư và cho phép bạn chèn chúng chỉ bằng cách nhấn phím Tab.
15 Xóa sau khi chuyển tiếp.
Shutterstock
Đôi khi, chúng tôi nhận được email đã gửi mà không thực sự được gửi đến chúng tôi ngay từ đầu. Có thể đó là cho người khác trong công ty, hoặc bạn cùng phòng trả hóa đơn tiền điện. Dù bằng cách nào, nó cần phải ở trước mắt của người khác, không phải của chúng ta. Tuy nhiên, thay vì chỉ chuyển tiếp và quên, hãy xóa toàn bộ chuỗi sau khi chuyển bất kỳ thông tin thích hợp nào đi cùng. Đó không phải là việc của bạn, vậy tại sao nó phải chiếm chỗ trong hộp thư đến của bạn?
16 Sử dụng chức năng lưu trữ.
Shutterstock
Nếu email của bạn đã được cân nhắc với các thư thừa, bước đầu tiên tốt là hãy thực hiện và chỉ cần xóa mọi thứ. Hầu hết trong số đó có thể bạn sẽ không bao giờ giải quyết vào thời điểm này và người đang chờ phản hồi có lẽ đã quên. Nếu bạn hoàn toàn không thể tự mình thực hiện việc di chuyển, hãy lưu trữ nó trong đó tốt hơn là không có gì và sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến "hộp thư đến số 0" huyền thoại.
17 Hủy đăng ký những thứ bạn không đọc.
Shutterstock
Bạn đã bao giờ đăng ký nhận bản tin hay một số vụ nổ email thông thường khác chỉ để yêu nó, nhưng vẫn tiếp tục nhận được những tin nhắn không chỉ là cá bơn trong hộp thư đến của bạn? Đã bao giờ làm điều đó 10, 20, hoặc, tôi không biết, 200 lần? Nếu vậy, bạn đang ở trong một công ty tốt. Có lẽ đó là lý do tại sao ứng dụng miễn phí, Unroll.me, đã chiếm được chỗ đứng như vậy trên thị trường. Sau khi tải xuống, thuật toán của Unroll.me tập hợp tất cả các đăng ký email của bạn, cho phép dễ dàng sắp xếp và / hoặc hủy đăng ký. Ngoài ra, tính năng "Rollup" của họ cung cấp một định dạng đẹp mắt để đọc các bản tin quan trọng mà bạn thích. Nó cũng không bị ràng buộc: dịch vụ có sẵn trên tất cả các thiết bị.
Để khám phá thêm những bí mật tuyệt vời về cuộc sống tốt nhất của bạn, nhấp vào đây để theo dõi chúng tôi trên Instagram!
