Mỗi người có tổ chức thề bằng một công cụ đáng tin cậy: danh sách việc cần làm. Nó cung cấp cho cấu trúc ngày, giữ cho bạn đúng tiến độ và nhắc nhở bạn về thời hạn tiếp cận nhanh chóng. Nhưng ngay cả khi danh sách việc cần làm có vẻ đơn giản, hãy viết ra những điều đó, hãy kiểm tra xem chúng có rất nhiều, rất nhiều cách để làm mọi thứ rối tung và phá hoại thành công của chính bạn.
Ví dụ: nếu bạn đang sử dụng điện thoại của mình để theo dõi các mục chưa hoàn thành, thì bạn đã vi phạm một trong các quy tắc chính của việc viết một danh sách nhiệm vụ hiệu quả. Và nếu bạn kết hợp các mục tiêu của bạn với các mục tiêu trong danh sách xô dài hạn, thì bạn chắc chắn không làm đúng. Ở đây, chúng tôi đã tổng hợp các lỗi trong danh sách việc cần làm phổ biến nhất để bạn sẽ biết những điều cần tránh, tất cả đều nhân danh việc đạt được một ngày hiệu quả, hợp lý nhất từng ngày. Và để dọn dẹp các khía cạnh quan trọng khác trong cuộc sống của bạn, đừng bỏ lỡ 27 cách để trở thành người dùng email không căng thẳng.
1 Bạn thêm các nhiệm vụ không thực tế.
Shutterstock
Chắc chắn, tất cả chúng ta đều muốn nhảy dù hoặc đi săn safari châu Phi một ngày nào đó. Nhưng các mục tiêu dài hạn như thế này thuộc về danh sách xô của bạn chứ không phải trong danh sách việc cần làm của bạn . Và việc cân nhắc danh sách xô của bạn xuống với những mục tiêu không thể đạt được này sẽ chỉ áp đảo bạn và khiến bạn khó đạt được các nhiệm vụ ngắn hạn, đơn giản hơn. Thêm vào đó, như mọi người loại A hoặc loại A đều biết, cảm giác không thỏa mãn nhất trên thế giới là không có mọi thứ trong danh sách việc cần làm của bạn đã kiểm tra đối thủ và thật không may, bạn có thể sẽ không kiểm tra "bước nhảy vọt từ 30.000 feet "Bất cứ lúc nào sớm.
2 Bạn trải mình quá mỏng.
Shutterstock
Những gì bạn muốn làm và những gì bạn có thể làm là hai điều rất khác nhau, vì vậy đừng tràn ngập danh sách việc cần làm của bạn với hàng tá nhiệm vụ phải hoàn thành trong một ngày. Với nhiều nhiệm vụ hơn thời gian, bạn sẽ chỉ thấy rằng danh sách việc cần làm của bạn đang khiến bạn lo lắng mà không có kết quả cuối cùng có lợi. Thay vào đó, hãy dành ra một khoảng thời gian ước tính cho mỗi nhiệm vụ (ví dụ: dỡ máy rửa chén 15 phút) để bạn có thể đánh giá tốt hơn những gì thực tế có thể. Và để biết thêm các cách để luôn đứng đầu mọi thứ, đừng bỏ lỡ 20 cách để trì hoãn hiệu quả.
3 Bạn không ưu tiên.
Shutterstock
Không phải mọi thứ trong danh sách việc cần làm của bạn đều có mức độ ưu tiên như nhau, nhưng bạn sẽ không bao giờ biết điều gì đến trước nếu bạn không sắp xếp mọi thứ theo tầm quan trọng của chúng. Với tất cả mọi thứ trong một cụm khổng lồ, bạn có thể bỏ lỡ cuộc họp của mình với đồng thau hàng đầu vì nó bị kẹp giữa "giặt đồ" và "nhặt đồ khô". Trong danh sách việc cần làm tiếp theo của bạn, hãy sử dụng hệ thống đánh số, với những thứ được dán nhãn (1) là cực kỳ quan trọng, (2) có tầm quan trọng thường xuyên, (3) có tầm quan trọng nhẹ, v.v.
4 Bạn không sử dụng hình ảnh.
Shutterstock
Một số người phản ứng tốt hơn với các tín hiệu trực quan và đối với những người này, nó có thể giúp tạo ra một danh sách việc cần làm trực quan thay vì danh sách kiểm tra truyền thống.
Vì vậy, chính xác một danh sách việc cần làm trực quan là gì? Nó có thể có nhiều hình dạng và hình thức, nhưng một thực hành tốt để luôn tuân theo là ủy thác một lượng không gian nhất định cho một vật phẩm tùy thuộc vào tầm quan trọng của nó. Chẳng hạn, nếu một mục phải được hoàn thành vào cuối ngày, bạn nên dành một phần ba số giấy của mình cho mục đó để chỉ định mức độ quan trọng của nó.
5 Bạn đang gọi nó là "danh sách việc cần làm".
Shutterstock
Hành động đơn giản ghi nhãn nhiệm vụ của bạn là "phải làm" có thể đủ để ngăn cản bạn thực sự thực hiện chúng. Nếu ý nghĩ đơn thuần về danh sách việc cần làm khiến bạn chùn bước, hãy xem xét đổi tên nó thành "danh sách việc cần làm". Theo cách đó, các nhiệm vụ trong tay dường như không đáng ngại và bạn sẽ không cảm thấy tội lỗi nếu bạn không kiểm tra mọi thứ trong danh sách của mình.
6 Bạn đang sử dụng nó để nâng cao lòng tự trọng của bạn.
Thật tốt khi có thói quen lập danh sách việc cần làm mỗi sáng. Nhưng nếu bạn chỉ làm cho danh sách cảm thấy tốt hơn về bản thân và không phải vì bạn muốn có tổ chức và năng suất hơn, nó có thể sẽ cắn vào mông bạn.
"Những người làm việc hiệu quả nhất nhận ra rằng danh sách việc cần làm là một thiết bị ưu tiên, nhưng chỉ khi bạn thúc đẩy bản thân biến nó thành một thiết bị buộc bạn phải suy nghĩ về các ưu tiên của mình", Charles Duhigg, tác giả của The Power of Habit nói. Đối với những cách thực sự, hữu ích để tăng cường tâm trạng của bạn, hãy sử dụng 75 Thủ thuật thiên tài này để có được hạnh phúc ngay lập tức.
7 Bạn viết danh sách của bạn vào buổi sáng.
Shutterstock
Bạn có thể cảm thấy như mình đang đi trước bằng cách viết danh sách việc cần làm vào buổi sáng, nhưng nó thực sự có thể dẫn đến việc bạn bị tụt lại phía sau, đặc biệt là nếu bạn có bài tập với thời hạn sớm. Thay vào đó, hãy chắc chắn rằng bạn lên kế hoạch cho ngày hôm sau trước khi đi ngủ. Với danh sách việc cần làm của bạn đã được chuẩn bị và sẵn sàng để đi, nó sẽ không ảnh hưởng nhiều đến tâm trí của bạn trong khi bạn ngủ, và bạn sẽ có thể thức dậy với một bức tranh chính xác về lịch trình trong ngày.
8 Bạn nhập danh sách của bạn.
Chúng tôi luôn có mặt trên ít nhất một thiết bị tại một số thời điểm và vì vậy thật khó để cưỡng lại sự thôi thúc chỉ cần gõ danh sách việc cần làm của chúng tôi trên điện thoại hoặc máy tính và gọi nó là một ngày. Nhưng các nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc gõ những thứ ra khiến chúng khó nhớ hơn, đó là lý do tại sao nên đầu tư vào một kế hoạch và dành thêm năm phút để viết mọi thứ bằng tay. Tuy nhiên, có một số cách mà thiết bị của bạn có thể có ích, như với 20 điều bạn không biết điện thoại thông minh của mình có thể làm.
9 Bạn liệt kê các nhiệm vụ với một số bước dưới dạng một mục.
Nhiệm vụ "nướng bánh quy" là một ví dụ tuyệt vời về điều này. Chắc chắn, nhiệm vụ cuối cùng có thể là thực sự nướng bánh quy, nhưng có quá nhiều thứ đi vào quy trình này. Ngoài việc nướng bánh, bạn sẽ cần đến cửa hàng tạp hóa để lấy đồ dùng, tìm công thức và kiểm tra phòng đựng thức ăn của bạn xem bạn đã có thành phần nào. Khi tách ra, đây thực sự là bốn nhiệm vụ, không phải một nhiệm vụ nhưng bạn sẽ không bao giờ biết điều đó bằng cách xem "nướng bánh quy" trong danh sách việc cần làm của bạn.
10 Bạn sử dụng dấu hỏi.
Shutterstock
Đừng bao giờ đặt một mục vào danh sách của bạn với một dấu hỏi ở cuối. Nếu mục đó được thực hiện, thì tuyệt vời; nếu không, nó sẽ chuyển sang danh sách của ngày hôm sau. Sử dụng một dấu hỏi sẽ chỉ khiến cho một nhiệm vụ có cảm giác như nó không thuộc danh sách, khiến nó thậm chí còn ít có khả năng hoàn thành hơn so với trước đây.
11 Bạn đặt ra các nhiệm vụ đòi hỏi nỗ lực.
Shutterstock
Không ai muốn xếp hàng chờ đợi hàng giờ tại DMV hoặc ngồi chờ với công ty điện thoại với hy vọng rằng một con người thực sự sẽ đến đón. Nhưng cuối cùng, việc loại bỏ các nhiệm vụ này trong nhiều ngày sẽ chỉ khiến chúng trở nên căng thẳng hơn, chúng nằm trong danh sách việc cần làm của bạn vì một lý do. Và nếu bạn phải vật lộn với căng thẳng, hãy thử 12 thủ thuật thiên tài này để biến sự lo âu thành sự phấn khích.
12 Bạn chỉ giữ một danh sách việc cần làm.
Shutterstock
Nhiều người đã tìm thấy thành công bằng cách lập một danh sách không nên làm. Ví dụ về những gì để đưa vào đó? Đừng lên lịch họp vào buổi sáng. Đừng quên nghỉ ngơi trong ngày làm việc. Đừng đồng ý đảm nhận nhiều hơn bạn có thể xử lý. Nhiều giám đốc điều hành, như nhà đầu tư Tim Ferriss, đã thề với phương pháp này, lưu ý rằng "những gì bạn không làm sẽ quyết định những gì bạn có thể làm".
13 Bạn giải quyết mọi thứ cùng một lúc.
Nhằm mục đích từ từ kiểm tra các nhiệm vụ khỏi danh sách việc cần làm của bạn trong suốt cả ngày. Mặt khác, bạn có nguy cơ áp đảo bản thân với quá nhiều việc phải làm trong thời gian quá ngắn, đó chính xác là điều mà một danh sách việc cần làm đang cố gắng tránh. Và nếu bạn phải vật lộn với các kỹ năng quản lý thời gian, hãy thử 60 Hacks năng suất 60 giây tốt nhất này.
14 Danh sách việc cần làm của bạn bị vô tổ chức.
Shutterstock
Toàn bộ mục đích của danh sách việc cần làm là làm cho cuộc sống của bạn ngăn nắp hơn, điều này sẽ không bao giờ xảy ra nếu các nhiệm vụ của bạn được viết ngẫu nhiên trên Ghi chú sau nó nằm rải rác quanh bàn làm việc của bạn. Bạn sẽ được hưởng lợi từ việc đầu tư vào một máy tính xách tay hoặc kế hoạch, nơi tất cả các nhiệm vụ của bạn có thể được tìm thấy ở một nơi duy nhất. Và nếu bạn cần trợ giúp để dọn dẹp không gian văn phòng của mình, hãy thử 20 mẹo đơn giản này để giữ cho bàn của bạn được tổ chức.
15 Bạn không đặt lời nhắc.
Với mọi thứ trên đĩa của bạn, bạn không thể nhớ mọi thứ trong danh sách việc cần làm và khi nào cần hoàn thành. Đó là lý do tại sao việc cài đặt các lời nhắc như thế là rất quan trọng như thông báo cảnh báo trên điện thoại của bạn để nhắc nhở bạn khi thời hạn đến nhanh. (Và tất nhiên, danh sách việc cần làm của bạn phải luôn ở gần!)
16 Bạn không viết bất cứ điều gì.
Đừng dựa vào bộ não của bạn để ghi nhớ mọi thứ cần hoàn thành. Khi bạn thực hiện các nhiệm vụ của mình vào bộ nhớ, bạn có nguy cơ bỏ lỡ thời hạn và quên hoàn toàn các nhiệm vụ quan trọng, vì vậy chỉ cần dành thêm thời gian để ghi lại tất cả. Nhưng nếu bạn muốn tìm hiểu những gì bộ nhớ của bạn có thể làm, hãy xem 35 sự thật điên rồ về bộ nhớ của bạn.
17 Bạn không sử dụng ba D s.
Ba D , theo blogger Megan Nye của Priority Living Living, là: D các nhiệm vụ không cần thiết. D thanh lịch các mặt hàng mà người khác có thể xử lý đầy đủ. D efer hoạt động không khẩn cấp cho một ngày sau đó. Nye nói rằng những thực hành này sẽ rút ngắn đáng kể danh sách nhiệm vụ của bạn và giải tỏa một số căng thẳng khỏi đĩa của bạn. Và để biết thêm cách làm việc hiệu quả và không căng thẳng, hãy thử 20 cách tốt nhất để có tâm hơn trong công việc.
