Theo như các cộng đồng thời đại kỹ thuật số, không ai chia sẻ sự phổ biến của email tốt, lỗi thời. Mọi người chia tay trong email. Trên thực tế, theo dữ liệu được thu thập bởi The Radicati Group, một công ty nghiên cứu thị trường tập trung vào công nghệ, chúng tôi đã cùng nhau bắn ra gần 270 tỷ email mỗi ngày . Viết email là một phần khó khăn trong cuộc sống hàng ngày đến nỗi, giống như đi bộ và nói chuyện và thở, nên là bản chất thứ hai cho mọi người bây giờ. Nói cách khác, không có lý do gì để soạn thảo một email không chính xác.
Tuy nhiên, nhiều email đầy rẫy lỗi.. hoặc dấu gạch nối kép). Vâng, có rất nhiều điều bạn có thể làm hỏng trong quá trình viết email. Ở đây, bạn cũng sẽ tìm thấy những người phạm tội thường xuyên nhất và học cách khắc phục chúng. Trường hợp không có lý do trước đây, thực sự không có lý do. Và để có thêm lời khuyên về cuộc sống văn phòng tuyệt vời, hãy tìm hiểu 25 cách thiên tài để chinh phục sự kiệt sức của Office.
1 Bạn đang đăng xuất với bất cứ điều gì nhưng "tốt nhất".
Shutterstock
Trân trọng . Cảm ơn Tất cả tốt nhất của tôi . Hoặc đơn giản là không có gì cả. Có vô số đăng nhập email để lựa chọn. Nhưng bằng cách sử dụng nhiều trong số những người phổ biến, như bốn người đó, bạn có nguy cơ trở nên quá trang trọng, quá lạnh lùng, quá giả tạo hoặc quá xa cách (tương ứng). Chơi nó an toàn bằng cách bám vào thời gian thử nghiệm tốt nhất . Theo Patricia Napier-Fitzpatrick, nó hoạt động cho mọi tình huống và hạ cánh ngay tại trung tâm của sơ đồ Venn chính thức. Nói tóm lại, đó là đặt cược tốt nhất của bạn.
2 Bạn đang sử dụng các từ không liên quan trong chuỗi.
Khi một cuộc trò chuyện được tiến hành, không cần phải chào hay cảm ơn hay cảm ơn hay tốt nhất . (Chắc chắn là như vậy nếu bạn làm việc trong một văn phòng gần gũi, nơi mà cuộc trò chuyện không chỉ là một nhu cầu làm mát bằng nước.) Sự chào mời và đánh giá chỉ làm lộn xộn email của bạn và làm gián đoạn dòng chảy của cuộc trò chuyện. Bắt đầu mỗi chuỗi với họ, chắc chắn, nhưng bỏ chúng ngay khi bạn có thể.
3 Bạn đang đi trên số lượng từ.
Shutterstock
Theo một nghiên cứu về 40 triệu email kinh doanh, được thực hiện bởi những người ở Boomerang, ứng dụng năng suất, có một chiều dài hoàn hảo cho các email bán hàng. Để có hiệu quả tối đa, hãy đảm bảo email của bạn không ngắn hơn 50 từ và không dài hơn 125. (Có, bao gồm bốn đến sáu từ bạn sử dụng cho hi và tạm biệt .) Và để biết thêm nhiều cách để làm chủ nghệ thuật điện tử nhắn tin, tìm hiểu 17 cách hack email thiên tài sẽ cải thiện cuộc sống của bạn.
4 Bạn có khoảng cách gấp đôi.
Shutterstock
Để ngay lập tức già đi, hãy đặt hai khoảng trống ở cuối mỗi câu. Một không gian hai chiều, một thực tế bạn sẽ chỉ nhìn thấy những ngày này trong các email từ luật sư, bác sĩ và ông bà của bạn có nguồn gốc là một nhiệm vụ sắp chữ trong thế kỷ 19. Quay trở lại những ngày đó, mực có thể bị mờ và thời gian có thể không đến được lần in cuối cùng. Không gian thêm phục vụ như một tấm đệm của sự rõ ràng, có thể nói, để đảm bảo rằng người đọc sẽ biết, chắc chắn, một câu đã kết thúc.
Một kỷ nguyên chức năng kỹ thuật số không cần không gian đôi. Trên thực tế, các nhà xuất bản, báo và tạp chí đã loại bỏ việc thực hiện khoảng cách hai lần vào những năm 1940 , sau sự ra đời của Giám đốc điều hành của IBM, một máy đánh chữ hàng đầu. Các bạn ơi, đó là năm 2018. Bạn nên sắp xếp các câu của mình như thế nào. Điều này.
Không phải. Giống. Điều này.
5 Bạn đang nhân đôi.
Shutterstock
Em-dash (một trong số này: -) là thứ bạn đang cố gắng thực hiện. Nhấn phím shift, alt và dấu gạch nối (phím này: -) cùng một lúc.
6 Bạn đang sử dụng chữ ký di động sai.
Chắc chắn bạn đã thấy một số chữ ký email đáng tin cậy, hầu hết trong số đó có xu hướng đến từ đám đông luôn làm việc. ("Gửi từ điện thoại di động. Xin vui lòng tha thứ cho bất kỳ tpyos nào", là một tác phẩm kinh điển.) Đừng tạo ra những cạm bẫy tương tự. Nếu bạn đang bắn một email từ đường, chỉ cần nói rằng theo nghĩa đen. Theo Ben Dattner, một huấn luyện viên điều hành, chữ ký email di động tốt nhất bạn có thể có đơn giản như: "Gửi từ đường". Nó rõ ràng, hiệu quả và thậm chí còn đi kèm với phần thưởng thêm vào khi gợi lên một không khí phi phàm giống như Kerouac.
7 Bạn đang sao chép sai.
Shutterstock
Nếu bạn đang sao chép văn bản từ một nguồn bên ngoài, một tài liệu Word hoặc bảng tính Excel, hãy nói rằng bạn sẽ muốn xóa mọi định dạng trước khi nhấn gửi . Nếu không, văn bản của bạn sẽ hiển thị trong hộp thư đến của người nhận bị xáo trộn. Để xóa định dạng, nếu bạn là một trong hàng tỷ người dùng Gmail, hãy tô sáng văn bản bạn cần xóa và nhấn vào ô "TX" nhỏ. Bạn sẽ thấy rằng ở bên phải của thanh công cụ tùy chọn định dạng. (Đó là nút trông như thế này: A. )
8 Bạn chắc chắn đang viết tin nhắn sai.
Như Jane Scudder, giáo sư tại trường kinh doanh của Đại học Loyaltya Chicago, khuyên, có một và chỉ một định dạng để tuân theo khi bạn soạn thảo một tin nhắn ngoài văn phòng:
Cảm ơn email của bạn. Tôi là OOO từ thứ ba, ngày 12 tháng 6 đến thứ sáu, ngày 15 tháng 6 mà không truy cập vào email. Nếu điều này là khẩn cấp, xin vui lòng liên hệ tại. Nếu không, tôi sẽ trả lời tất cả các tin nhắn khi tôi trở lại .
Để biết thông tin chi tiết ở cấp độ nitpick, như liệu có nên kết thúc tin nhắn vào ngày cuối cùng của bạn hay ngày đầu tiên của bạn trở lại hay không hoặc có bao gồm số điện thoại không, chỉ cần tham khảo hướng dẫn thẳng thắn quá toàn diện của chúng tôi về vấn đề này.
9 Bạn đang vặn các tập tin đính kèm.
Shutterstock
Không bao giờ kéo và thả tệp đính kèm hình ảnh vào email. Trong quá trình, bạn có thể kích thước hoặc kích thước tệp của hình ảnh, nghĩa là người nhận của bạn có thể nhận được phiên bản ảnh có độ phân giải thấp hơn (xấu và pixel). Thay vào đó, hãy hướng bản thân đến biểu tượng kẹp giấy trong email của bạn và tìm và tải lên tệp theo cách đó.
10 Bạn không liên kết.
Ném URL một cách ngớ ngẩn vào cơ thể của một email là xấu xí, cồng kềnh và trên hết, dễ sửa chữa. Chỉ cần làm nổi bật văn bản bạn muốn siêu liên kết, nhấn lệnh-K và dán URL vào trường bật lên. Sau đó, văn bản của bạn sẽ trông như thế này.
11 Bạn đang sử dụng quá nhiều thời gian.
Ngôn ngữ phát triển theo thời gian, nhưng tôi không chỉ đề cập đến những từ có ý nghĩa đồng bóng, hoặc những cụm từ thoáng qua đã bị mất vào lịch sử. Dấu câu cũng thay đổi. Lấy thời gian, ví dụ. Trong nhiều thế kỷ, nó biểu thị rằng một câu đã kết thúc, và không có gì khác. Nó hoàn toàn không có bất kỳ chất hoặc cảm xúc nào ngoài điều đó.
Nhưng những ngày này, như các nhà nghiên cứu ở cả hai trường đại học Binghamton và Rutgers đã lưu ý, việc kết thúc một câu trong một khoảng thời gian có thể xảy ra vì, tốt nhất, cộc lốc hoặc, tồi tệ nhất, tức giận. (Mặc dù bạn không cần khoa học để nói với bạn rằng mọi "Điều đó tốt". "Không". Sử dụng các dấu gạch ngang, dấu chấm lửng, dấu chấm lửng, dấu phẩy, dấu hai chấm và dấu chấm phẩy ít khắc nghiệt để kết hợp suy nghĩ của bạn.
12 Bạn đang làm sai dòng chủ đề.
Shutterstock
Hầu hết các hộp thư đến email trên máy tính để cắt hiển thị dòng tiêu đề ở 60 ký tự. Tuy nhiên, trên điện thoại thông minh, màn hình đó bị cắt ở mức ký tự thấp nhất là 25, tùy thuộc vào thiết bị. (Màn hình lớn hơn, như màn hình trên iPhone 8 Plus, sẽ hiển thị tối đa 30 ký tự.) Để đảm bảo toàn bộ dòng chủ đề của bạn được đọc, hãy giữ mọi thứ ngắn gọn và ngọt ngào. Ồ, và đừng quên điền nó. Vài điều có nhiều hạn chế hơn là nhận được email "(không có chủ đề)" từ một người lạ.
13 Bạn đang sử dụng sai phông chữ.
Shutterstock
Helvetica là tầm thường. Times New Roman là kiêu căng. Comic Sans là can.just, không. Khi soạn thảo email, hãy bám vào cơ bản: Sans Serif. Nó không phức tạp và dễ đọc. Thêm vào đó, phông chữ hiển thị trên mọi trình duyệt web, do đó, tin nhắn của bạn sẽ được gửi như dự định, với tất cả các cách điệu phông chữ còn nguyên vẹn (chữ nghiêng, đậm, gạch chân kiểu đó), cho người nhận của bạn.
14 Bạn đang đẩy mọi thứ vào một đoạn văn.
Shutterstock
Việc kết hợp tất cả các văn bản của bạn lại với nhau thật khó coi và tùy thuộc vào mức độ bạn nói, vô tổ chức giáo dục ở mức độ khó hiểu. Thực hiện theo quy tắc này: mỗi đoạn nên có một điểm và mỗi điểm đều xứng đáng với đoạn riêng của nó (ngay cả khi đó chỉ là một câu). Chia nhỏ văn bản của bạn cho phù hợp.
15 Bạn đang mắc lỗi chính tả.
Bạn tốt hơn thế.
Ari Notis Ari là một biên tập viên cao cấp, chuyên về tin tức và văn hóa.